Voucher Check là gì?

13

Kiểm tra chứng từ là gì?

Séc chứng từ là sự kết hợp của séc và chứng từ, còn được gọi là “thông báo chuyển tiền”, bao gồm thông tin thích hợp về các bên tham gia giao dịch và do đó tạo ra một dấu vết giấy tờ có thể kiểm tra được về việc thanh toán bằng séc đó.

Tóm tắt ý kiến chính

  • Séc chứng từ là một hình thức thanh toán chính thức tạo ra một dấu vết kiểm toán về chi tiết thanh toán của séc đó.
  • Séc chứng từ có ba phần: séc, một chứng từ cho người nhận tiền và một chứng từ cho người phát hành. Trước khi tính lương bằng máy tính, chúng sẽ có dạng ba mục đục lỗ từ một tờ giấy tiêu chuẩn hóa.
  • Kiểm tra chứng từ thường được sử dụng bởi bộ phận trả lương của công ty và có thể được gọi là kiểm tra bảng lương trong bối cảnh đó.

Hiểu về kiểm tra chứng từ

Séc chứng từ tạo ra một dấu vết trên giấy cho việc thanh toán của người phát hành séc. Người nhận séc chứng từ tách một bộ phận chứng từ và giữ lại để lưu hồ sơ trước khi chuyển séc bằng tiền mặt. Người phát hành giữ lại phần chứng từ khác.

Séc chứng từ được sử dụng trong hệ thống kế toán trên máy vi tính có ba phần khớp với nhau trên các tờ giấy có kích thước tiêu chuẩn để dễ sử dụng trong máy in. Séc thường có kích thước kinh doanh — dài hơn séc tiêu chuẩn nhưng có cùng chiều rộng. Một phần là séc và hai phần còn lại là chứng từ cho người nhận tiền và người phát hành đối với các hồ sơ tương ứng của họ. Các lỗ đục giúp dễ dàng tách các phần khác nhau.

Chứng từ là một tài liệu được sử dụng bởi bộ phận phải trả của công ty để tập hợp và lưu trữ tất cả các tài liệu hỗ trợ cần thiết để phê duyệt và theo dõi việc thanh toán một khoản nợ phải trả. Chứng từ về bản chất là các chứng từ dự phòng cho các khoản phải trả, lập hóa đơn hoặc bảng lương. (Các khoản phải trả là các hóa đơn ngắn hạn mà công ty nợ các nhà cung cấp và nhà cung cấp).

Ai sử dụng séc chứng từ?

Kiểm tra chứng từ thường được sử dụng bởi bộ phận trả lương của một công ty và được gọi là kiểm tra bảng lương. Phiếu thanh toán sẽ có số chứng từ, tên người nhận tiền, ngày tháng, số tiền (tổng và ròng nếu có khấu trừ), chữ ký và bất kỳ ghi chú ghi nhớ nào cần được ghi lại. Đối với bảng lương, mặc dù tiền gửi trực tiếp ngày càng trở thành tiêu chuẩn để trả lương cho nhân viên, nhưng việc sao lưu giấy tờ là một thực tế phổ biến.

Các nhà cung cấp cũng sử dụng kiểm tra chứng từ. Trong trường hợp này, séc chứng từ được phát hành khi một hóa đơn được khớp với đơn đặt hàng và chứng từ mà đơn đặt hàng đã được điền. Ngoài ra, đối với bộ phận tài khoản phải trả, việc có một tập hồ sơ chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp rất hữu ích trong việc giải quyết các tranh chấp thanh toán và chuẩn bị sổ sách cho các đợt tổng kết cuối tháng nội bộ.

Nguồn tham khảo: investmentopedia