Project Management là gì?

40

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án liên quan đến việc lập kế hoạch và tổ chức các nguồn lực của công ty để di chuyển một nhiệm vụ, sự kiện hoặc nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành. Nó có thể liên quan đến một dự án một lần hoặc một hoạt động đang diễn ra và các nguồn lực được quản lý bao gồm nhân sự, tài chính, công nghệ và sở hữu trí tuệ.

Quản lý dự án thường gắn liền với các lĩnh vực kỹ thuật và xây dựng, gần đây hơn là chăm sóc sức khỏe và công nghệ thông tin (CNTT), thường có một tập hợp các thành phần phức tạp phải được hoàn thành và lắp ráp theo một bộ để tạo ra một sản phẩm hoạt động.

Bất kể ngành là gì, người quản lý dự án có xu hướng thực hiện gần như cùng một công việc: giúp xác định các mục tiêu và mục tiêu của dự án và xác định khi nào các thành phần dự án khác nhau sẽ được hoàn thành và bởi ai. Họ cũng tạo ra các cuộc kiểm tra kiểm soát chất lượng để đảm bảo các thành phần đã hoàn thành đáp ứng một tiêu chuẩn nhất định.

Tóm tắt ý kiến chính

  • Ở cấp độ rất cơ bản, quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, bắt đầu, thực hiện, giám sát và kết thúc một dự án.
  • Có nhiều loại phương pháp và kỹ thuật quản lý dự án khác nhau, bao gồm truyền thống, thác nước, nhanh nhẹn và tinh gọn.
  • Quản lý dự án được sử dụng trong các ngành công nghiệp và là một phần quan trọng trong sự thành công của các công ty xây dựng, kỹ thuật và CNTT.

Hiểu về quản lý dự án

Nói chung, quy trình quản lý dự án bao gồm các giai đoạn sau: lập kế hoạch, bắt đầu, thực hiện, giám sát và kết thúc.

Từ đầu đến cuối, mọi dự án đều cần một kế hoạch vạch ra cách mọi thứ sẽ khởi đầu, xây dựng như thế nào và kết thúc như thế nào. Ví dụ, trong kiến trúc, kế hoạch bắt đầu với một ý tưởng, tiến tới các bản vẽ và chuyển sang phác thảo kế hoạch chi tiết, với hàng nghìn mảnh nhỏ ghép lại với nhau giữa mỗi bước. Kiến trúc sư chỉ là một người cung cấp một phần của câu đố. Người quản lý dự án tập hợp tất cả lại với nhau.

Mỗi dự án thường có ngân sách và khung thời gian. Quản lý dự án giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ, đúng thời gian và ngân sách. Điều đó có nghĩa là khi khung thời gian theo kế hoạch sắp kết thúc, người quản lý dự án có thể giữ tất cả các thành viên trong nhóm làm việc trong dự án để hoàn thành đúng tiến độ.

Các loại quản lý dự án

Nhiều loại hình quản lý dự án đã được phát triển để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của các ngành hoặc loại dự án nhất định. Chúng bao gồm những điều sau:

1. Quản lý dự án thác nước

Điều này tương tự như quản lý dự án truyền thống nhưng bao gồm cảnh báo rằng mỗi nhiệm vụ cần được hoàn thành trước khi bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo. Các bước là tuyến tính và tiến trình chảy theo một hướng — giống như một thác nước. Do đó, việc chú ý đến trình tự nhiệm vụ và tiến trình là rất quan trọng trong loại hình quản lý dự án này. Thông thường, quy mô của nhóm làm việc trong dự án sẽ phát triển khi các nhiệm vụ nhỏ hơn được hoàn thành và các nhiệm vụ lớn hơn bắt đầu.

2. Quản lý dự án Agile

Ngành công nghiệp phần mềm máy tính là một trong những ngành đầu tiên sử dụng phương pháp này. Với cơ sở bắt nguồn từ 12 nguyên tắc cốt lõi của Tuyên ngôn Agile, quản lý dự án nhanh nhẹn là một quy trình lặp đi lặp lại tập trung vào việc giám sát và cải tiến liên tục các sản phẩm được giao. Về cốt lõi, các sản phẩm chất lượng cao là kết quả của việc cung cấp giá trị cho khách hàng, tương tác nhóm và thích ứng với hoàn cảnh kinh doanh hiện tại.

Quản lý dự án Agile không tuân theo cách tiếp cận tuần tự từng giai đoạn. Thay vào đó, các giai đoạn của dự án được hoàn thành song song với nhau bởi các thành viên trong nhóm khác nhau trong một tổ chức. Cách tiếp cận này có thể tìm và sửa lỗi mà không cần phải khởi động lại toàn bộ quy trình.

3. Quản lý dự án tinh gọn

Phương pháp luận này là để tránh lãng phí, cả về thời gian và nguồn lực. Các nguyên tắc của phương pháp này được thu thập từ thực tiễn sản xuất của Nhật Bản. Ý tưởng chính đằng sau họ là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng với ít tài nguyên hơn.

Có nhiều phương pháp và kiểu quản lý dự án hơn được liệt kê ở đây, nhưng đây là một số phương pháp phổ biến nhất. Loại được sử dụng tùy thuộc vào sở thích của người quản lý dự án hoặc công ty có dự án đang được quản lý.

Ví dụ về quản lý dự án

Giả sử một người quản lý dự án được giao nhiệm vụ lãnh đạo một nhóm phát triển các sản phẩm phần mềm. Họ bắt đầu bằng cách xác định phạm vi của dự án. Sau đó, họ giao nhiệm vụ cho nhóm dự án, có thể bao gồm các nhà phát triển, kỹ sư, người viết kỹ thuật và các chuyên gia đảm bảo chất lượng. Người quản lý dự án tạo ra một lịch trình và đặt thời hạn.

Thông thường, người quản lý dự án sẽ sử dụng các biểu diễn trực quan về quy trình làm việc, chẳng hạn như biểu đồ Gantt hoặc biểu đồ PERT, để xác định nhiệm vụ nào sẽ được hoàn thành bởi bộ phận nào. Họ thiết lập một ngân sách bao gồm đủ tiền để giữ cho dự án trong phạm vi ngân sách, ngay cả khi đối mặt với các trường hợp bất ngờ. Người quản lý dự án cũng đảm bảo rằng nhóm có các nguồn lực cần thiết để xây dựng, kiểm tra và triển khai một sản phẩm phần mềm.

Khi một công ty CNTT lớn, chẳng hạn như Cisco Systems Inc., mua lại các công ty nhỏ hơn, phần quan trọng trong công việc của người quản lý dự án là tích hợp các thành viên trong nhóm dự án từ nhiều nguồn gốc khác nhau và thấm nhuần ý thức của nhóm về việc đạt được mục tiêu cuối cùng. Người quản lý dự án có thể có một số bí quyết kỹ thuật nhưng cũng có nhiệm vụ quan trọng là đưa ra tầm nhìn cấp cao của công ty và mang lại kết quả hữu hình đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

Nguồn tham khảo: investmentopedia