Progress Billings là gì?

27

Lập hóa đơn tiến độ là gì?

Hóa đơn tiến độ là hóa đơn yêu cầu thanh toán cho công việc đã hoàn thành cho đến nay. Các hóa đơn tiến độ được lập và đệ trình để thanh toán ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình của một dự án lớn.

Loại hóa đơn này thường gặp trong các dự án kéo dài thời gian. Nó cho phép người lập hóa đơn – thường là một nhà thầu – tài trợ cho dự án và cho chính họ khi dự án tiếp tục.

Hóa đơn thanh toán tiến độ có thể bao gồm số tiền hợp đồng ban đầu, số tiền khách hàng đã thanh toán cho đến nay cũng như phần trăm công việc đã được hoàn thành. Tuy nhiên, bảng kê tiến độ có thể bao gồm các hạng mục khác mà chủ sở hữu và nhà thầu nên hiểu và tính toán trước khi công việc bắt đầu.

Tóm tắt ý kiến chính

  • Hóa đơn tiến độ là hóa đơn được nộp cho công việc đã hoàn thành cho đến nay trong một dự án kéo dài.
  • Hóa đơn tiến độ chủ yếu được sử dụng cho các dự án dài hạn thường đi kèm với ngân sách lớn.
  • Các hóa đơn về tiến độ là phổ biến đối với các dự án xây dựng quy mô lớn, và các ngành công nghiệp hàng không và quốc phòng.

Tìm hiểu Lập hóa đơn Tiến độ

Lập hóa đơn tiến độ cho phép các nhà thầu lập hóa đơn cho khách hàng của họ tăng dần khi dự án đang trong quá trình thực hiện. Để lập hóa đơn tiến độ có hiệu quả, khách hàng và nhà thầu phải thỏa thuận lịch thanh toán khi hóa đơn sẽ được nộp để thanh toán.

Chúng hữu ích cho các dự án dài hạn thường đi kèm với ngân sách lớn. Các hóa đơn về tiến độ giúp khách hàng không phải cấp vốn trước cho dự án. Nhà thầu cũng được hưởng lợi bằng cách được thanh toán đều đặn và cũng có thể thanh toán cho các chi phí như nguyên vật liệu thô trong suốt dự án bằng cách lập hóa đơn ở các giai đoạn khác nhau.

Các khoản thanh toán dựa trên tỷ lệ hoàn thành dự án đã được xác minh. Nói cách khác, các khoản thanh toán có thể được chia nhỏ khi dự án tiến triển dựa trên các mốc thời gian cụ thể do một hoặc cả hai bên thiết lập. Số dư cuối cùng còn lại thường được chuyển cho nhà thầu sau khi dự án đã hoàn thành và khách hàng hài lòng với công việc.

Những gì bao gồm trong các hóa đơn tiến độ

Thông tin bao gồm trong lập hóa đơn theo tiến độ khác với thông lệ lập hóa đơn điển hình của nhiều công ty. Một số chi tiết tài chính có thể bao gồm:

  • Tổng số tiền của hợp đồng đến hạn cho dự án
  • Mọi thay đổi đã được phê duyệt cũng như số tiền được điều chỉnh còn nợ
  • Tổng số tiền được lập hóa đơn cho đến thời điểm đó
  • Tỷ lệ hoàn thành hiện tại của dự án
  • Số dư còn lại khi hoàn thành dự án

Lịch trình các giá trị

Lập hóa đơn tiến độ bao gồm một kỹ thuật được gọi là lịch trình giá trị, trong đó phác thảo các chi phí hoặc giá trị khác nhau cho từng nhiệm vụ của dự án. Một lịch trình giá trị phổ biến trong ngành xây dựng, theo đó chủ sở hữu và nhà thầu làm việc cùng nhau để xác định số tiền sẽ được chi cho mỗi giai đoạn của dự án. Trong quá trình lập hóa đơn tiến độ, một giá trị được chỉ định cho từng giai đoạn như một phần của lịch trình. Ngoài ra, tỷ lệ phần trăm hoàn thành có thể được thiết lập cho từng giai đoạn khi tiến độ được thực hiện trên toàn bộ dự án.

Lịch trình của các giá trị cũng giúp xác định xem có vượt quá chi phí hay dự án đã vượt quá ngân sách. Ví dụ: lịch biểu của các giá trị sẽ hiển thị số tiền đã được trả cho mỗi nhiệm vụ cũng như ước tính ban đầu. Kết quả là có thể xác định được dự án đã vượt chi phí dự án ước tính vào thời điểm nào trong giai đoạn xây dựng.

Có một lịch trình các giá trị được bao gồm trong quy trình lập hóa đơn tiến độ giúp các nhà thầu và chủ sở hữu phát triển một quy trình minh bạch, trong đó tất cả các chi tiết tài chính đều được biết trước. Nó cũng bảo vệ các công ty xây dựng về mặt pháp lý và tài chính bằng cách có các ước tính bằng văn bản để không có bất ngờ khi hoàn thành dự án.

Phần trăm được giữ lại

Trong một số dự án, một số tiền hoặc tỷ lệ cụ thể có thể được chủ sở hữu giữ lại cho đến khi hoàn thành dự án. Số tiền giữ lại hoặc sửa chữa có thể là 5% đến 10% tổng dự án hoặc cho mỗi giá trị tiến độ. Về cơ bản, tiền được dự trữ trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào trong quá trình dự án.

Việc cải tạo cũng giúp bảo vệ chủ sở hữu trong trường hợp dự án không được hoàn thành, hợp đồng được thực hiện đúng hoặc nếu có bất kỳ vấn đề nào với nhà thầu và các nhà thầu phụ. Tuy nhiên, số tiền sửa lại có thể tạo ra các vấn đề về dòng tiền cho công ty xây dựng. Do đó, cả chủ sở hữu và nhà thầu phải sớm đưa ra số tiền sửa chữa đã thỏa thuận trong quá trình này.

Ai Sử dụng Lập hóa đơn Tiến độ?

Hóa đơn tiến độ khá phổ biến trong một số ngành công nghiệp khác nhau bao gồm cả các dự án xây dựng. Nhiều thợ lợp mái nhà, thợ sửa ống nước, tổng thầu, thợ sơn, thợ điện và thợ ống nước sẽ sử dụng hóa đơn tiến độ như một phần của công việc kinh doanh của họ. Chi phí nguyên vật liệu, nhân công và sự chậm trễ trong quá trình xây dựng là một số lý do khiến ngành này sử dụng hóa đơn tiến độ.

Chúng cũng được sử dụng trong hàng không vũ trụ và quốc phòng vì những dự án này thường có ngân sách khổng lồ và có thể mất nhiều năm để hoàn thành. Do đó, thanh toán theo tiến độ là một giải pháp tự nhiên.

Cả khách hàng và nhà thầu phải ký một văn bản mỗi khi thanh toán được chuyển.

Cân nhắc Đặc biệt: Bao thanh toán trong các thay đổi chi phí

Thông thường chi phí của một dự án sẽ thay đổi, dựa trên tổng số đô la liên quan và mức độ phức tạp của dự án. Hợp đồng xây dựng nêu rõ cách khách hàng chấp thuận các thay đổi chi phí và thông thường, khách hàng phải viết tắt hoặc ký một tài liệu chỉ ra các thay đổi cụ thể. Tuy nhiên, một số chi phí vượt mức là không thể tránh khỏi trong khi những chi phí khác là do thiếu kế hoạch. Một số chi phí vượt chi phí phổ biến có thể bao gồm:

  • Chủ sở hữu thay đổi phạm vi nhiệm vụ dự án hoặc yêu cầu bổ sung công việc
  • Thiệt hại không mong muốn đối với dự án hoặc công trình như mối mọt, nấm mốc hoặc hư hỏng do nước
  • Lỗi thiết kế hoặc lập kế hoạch dự án kém
  • Giá thay đổi đối với lao động hoặc vật liệu, đặc biệt nếu đó là một dự án mở rộng

Nhiều nhà thầu đưa ra yếu tố phụ cấp giá, chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm nhỏ dẫn đến khả năng tăng giá của dự án. Chủ sở hữu nên thảo luận với nhà thầu về mức độ của bất kỳ khoản phụ cấp giá nào.

Ví dụ về lập hóa đơn tiến độ

Sau khi khách hàng chọn nhà thầu, cả hai sẽ thương lượng các điều khoản của hợp đồng. Quá trình này bao gồm việc thiết lập lịch trình thanh toán hoặc tần suất thanh toán theo các mốc thời gian nhất định mà hai bên đã thỏa thuận. Khi công việc bắt đầu và đạt được các mốc quan trọng, nhà thầu có thể bắt đầu gửi hóa đơn cho khách hàng.

Giả sử ABC Construction ký một thỏa thuận xây dựng một tòa nhà văn phòng với giá 1,6 triệu đô la trong thời gian hai năm và lợi nhuận của ABC là 600.000 đô la.

Tổng chi phí và lợi nhuận của dự án sẽ được chia nhỏ như sau:

  • 1.000.000 đô la chi phí
  • 600.000 đô la lợi nhuận

Năm Một

  • Trong năm đầu tiên, 40% dự án hoàn thành
  • Công ty xuất hóa đơn cho khách hàng 640.000 đô la (40% x 1.600.000 đô la)
  • Công ty ghi nhận lợi nhuận 240.000 đô la trong năm đầu tiên (40% x 600.000 đô la tổng lợi nhuận).

Năm thứ hai

  • Trong năm thứ hai, 100% dự án hoàn thành
  • Công ty lập hóa đơn cho khách hàng 60% còn lại nợ hoặc $ 960,000 (60% x $ 1,600,000)
  • Công ty ghi nhận lợi nhuận 360.000 đô la trong năm thứ hai (60% x 600.000 đô la tổng lợi nhuận).

Nguồn tham khảo: investmentopedia