Procurement là gì?

102

Mua sắm là gì?

Mua sắm là hành động thu được hàng hóa hoặc dịch vụ, thường cho các mục đích kinh doanh. Hoạt động mua sắm thường được liên kết với các doanh nghiệp vì các công ty cần thu hút dịch vụ hoặc mua hàng hóa, thường ở quy mô tương đối lớn.

Mua sắm thường đề cập đến hành động mua hàng cuối cùng nhưng nó cũng có thể bao gồm tổng thể quá trình mua sắm có thể rất quan trọng đối với các công ty dẫn đến quyết định mua hàng cuối cùng của họ. Các công ty có thể ở cả hai phía của quá trình mua sắm với tư cách là người mua hoặc người bán mặc dù ở đây chúng tôi chủ yếu tập trung vào phía công ty mời chào.

Tóm tắt ý kiến chính

  • Mua sắm là quá trình mua hàng hóa hoặc dịch vụ và thường liên quan đến chi tiêu kinh doanh.
  • Hoạt động mua sắm của doanh nghiệp đòi hỏi phải chuẩn bị, trưng cầu và xử lý thanh toán, thường liên quan đến một số lĩnh vực của công ty.
  • Chi phí mua sắm có thể chia thành nhiều loại khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu mua sắm.
  • Đấu thầu cạnh tranh thường là một phần của hầu hết các quy trình mua sắm quy mô lớn liên quan đến nhiều nhà thầu.

Cách thức hoạt động của Mua sắm

Quy trình thu mua và mua sắm có thể yêu cầu một phần đáng kể nguồn lực của công ty để quản lý. Ngân sách mua sắm thường cung cấp cho các nhà quản lý một giá trị cụ thể mà họ có thể chi tiêu để mua hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ cần. Quá trình mua sắm thường là một phần quan trọng trong chiến lược của một công ty bởi vì khả năng mua một số nguyên vật liệu hoặc dịch vụ có thể xác định xem hoạt động có mang lại lợi nhuận hay không.

Trong nhiều trường hợp, các quy trình mua sắm sẽ được quy định bởi các tiêu chuẩn của công ty thường được tập trung hóa bởi các kiểm soát từ bộ phận kế toán các khoản phải trả. Quá trình mua sắm bao gồm việc chuẩn bị và xử lý nhu cầu cũng như việc nhận và phê duyệt thanh toán cuối cùng.

Một cách tổng thể, điều này có thể liên quan đến việc lập kế hoạch mua hàng, tiêu chuẩn, xác định thông số kỹ thuật, nghiên cứu nhà cung cấp, lựa chọn, cung cấp tài chính, thương lượng giá và kiểm soát hàng tồn kho. Do đó, nhiều công ty lớn có thể yêu cầu hỗ trợ từ một số lĩnh vực khác nhau của công ty để mua sắm thành công.

Giám đốc đấu thầu

Một số công ty thậm chí có thể chọn thuê một giám đốc mua sắm để lãnh đạo những nỗ lực này. Giám đốc mua sắm có thể giám sát việc thiết lập các tiêu chuẩn mua sắm, làm việc với các khoản phải trả để đảm bảo tích hợp tiêu chuẩn mua sắm và thanh toán hiệu quả, và phục vụ cho các nhóm mua sắm đưa ra quyết định mua sắm khi có nhiều đấu thầu cạnh tranh.

Nhìn chung, chi phí mua sắm sẽ được tích hợp vào kế toán tài chính của một doanh nghiệp, vì mua sắm liên quan đến việc mua hàng hóa và / hoặc dịch vụ cho các mục tiêu doanh thu của doanh nghiệp.

Một cách tổng thể, mua sắm có thể liên quan đến sự hỗ trợ từ một số lĩnh vực của công ty.

Kế toán tài chính

Quá trình mua sắm có thể được phân chia và phân tích từ nhiều góc độ. Các công ty và ngành sẽ có những cách khác nhau để quản lý việc mua sắm chi phí trực tiếp và gián tiếp. Các công ty hàng hóa, so với các công ty dịch vụ, cũng sẽ có những cách quản lý chi phí khác nhau.

Chi phí mua sắm trực tiếp so với gián tiếp

Chi tiêu trực tiếp đề cập đến bất cứ điều gì liên quan đến giá vốn hàng bán và sản xuất, bao gồm tất cả các mặt hàng là một phần của thành phẩm. Đối với các công ty sản xuất, điều này có thể bao gồm từ nguyên liệu thô đến các thành phần và bộ phận. Đối với các công ty kinh doanh hàng hóa, điều này sẽ bao gồm chi phí mà hàng hóa được mua từ người bán buôn để bán.

Đối với các công ty làm dịch vụ, chi phí trực tiếp chủ yếu sẽ là chi phí lao động theo giờ của nhân viên thực hiện dịch vụ. Mua sắm các hạng mục liên quan đến giá vốn hàng bán ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận gộp của công ty.

Ngược lại, mua sắm gián tiếp liên quan đến việc mua hàng không liên quan đến sản xuất. Đây là những giao dịch mua mà một công ty sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của mình. Mua sắm gián tiếp có thể bao gồm nhiều loại mua bao gồm vật tư văn phòng, tài liệu tiếp thị, chiến dịch quảng cáo, dịch vụ tư vấn, v.v. Các công ty nói chung sẽ có ngân sách và quy trình quản lý chi phí trực tiếp khác nhau so với chi phí gián tiếp.

Kế toán mua sắm hàng hóa so với dịch vụ

Mua sắm là một phần của quy trình chi phí cho tất cả các loại hình công ty, nhưng các công ty hàng hóa và dịch vụ tính doanh thu và chi phí theo cách khác nhau. Như vậy, hạch toán hàng hóa mua sắm cũng sẽ khác với hạch toán dịch vụ mua sắm.

Các công ty tập trung vào hàng hóa sẽ cần phải giải quyết việc thu mua những hàng hóa đó như hàng tồn kho. Các công ty này rất coi trọng vấn đề quản lý chuỗi cung ứng trong lĩnh vực này. Các công ty dựa trên dịch vụ cung cấp dịch vụ với tư cách là người tạo ra doanh thu chính, vì vậy họ không nhất thiết phải phụ thuộc quá nhiều vào chuỗi cung ứng cho hàng tồn kho mặc dù họ có thể cần mua hàng hóa cho các dịch vụ dựa trên công nghệ.

Nhìn chung, chi phí bán hàng của nhiều công ty dịch vụ dựa trên chi phí lao động theo giờ của nhân viên cung cấp dịch vụ nên việc mua sắm như một khoản chi phí trực tiếp không phải là một yếu tố chính. Tuy nhiên, các công ty hoạt động dựa trên dịch vụ thường sẽ có chi phí gián tiếp tương đối cao hơn vì họ thường giải quyết việc mua sắm của chính mình như một khoản chi phí gián tiếp thông qua tiếp thị.

Cân nhắc đặc biệt

Đấu thầu cạnh tranh là một phần của hầu hết các giao dịch kinh doanh liên quan đến nhiều nhà thầu. Quy trình đấu thầu cạnh tranh đối với hàng hóa thường được đơn giản hóa hơn đối với dịch vụ. Mua sắm cũng là thuật ngữ được sử dụng để mua hàng hóa và dịch vụ thay mặt chính phủ có các quy trình và yêu cầu đấu thầu riêng.

Đấu thầu cạnh tranh cho tất cả các loại hàng hóa thường liên quan đến các đề xuất nêu chi tiết về giá mỗi đơn vị, vận chuyển và các điều khoản giao hàng. Đấu thầu cạnh tranh để mua sắm dịch vụ có thể phức tạp hơn vì nó có thể liên quan đến vô số thứ bao gồm các cá nhân tham gia, dịch vụ công nghệ, quy trình hoạt động, dịch vụ khách hàng, đào tạo, phí dịch vụ, v.v.

Trong mỗi trường hợp, bên mời thầu chọn nhà cung cấp mà họ muốn hợp tác dựa trên cả khía cạnh hoạt động kinh doanh cũng như chi phí. Sau đó, luật sư có trách nhiệm hạch toán các chi phí tùy thuộc vào hàng hóa hoặc dịch vụ đã thỏa thuận. Các cơ quan chính phủ và các công ty lớn có thể chọn lấy đề xuất mua sắm hàng năm hoặc theo lịch trình để đảm bảo rằng họ tiếp tục duy trì các mối quan hệ tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

Nguồn tham khảo: investmentopedia