Petty Cash là gì?

46

Petty Cash là gì?

Quỹ tiền mặt nhỏ là một lượng nhỏ tiền mặt của công ty, thường được giữ trong tay (ví dụ: trong ngăn kéo hoặc hộp có khóa), để thanh toán cho các chi phí nhỏ hoặc ngẫu nhiên, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng hoặc bồi hoàn cho nhân viên.

Một quỹ tiền mặt nhỏ sẽ được đối chiếu định kỳ, với các giao dịch cũng được ghi nhận trên báo cáo tài chính. Trong các tập đoàn lớn hơn, mỗi bộ phận có thể có quỹ tiền mặt nhỏ của riêng mình.

Tóm tắt ý kiến chính

  • Tiền mặt nhỏ là một lượng tiền danh nghĩa có thể dễ dàng sử dụng để thanh toán các chi phí quá nhỏ để có thể viết séc hoặc sử dụng thẻ tín dụng.
  • Trong các tập đoàn lớn hơn, mỗi bộ phận có thể có quỹ tiền mặt nhỏ của riêng mình.
  • Một quỹ tiền mặt nhỏ có thể được sử dụng cho đồ dùng văn phòng, thẻ cho khách hàng, hoa, thanh toán bữa ăn trưa cho nhân viên hoặc hoàn trả chi phí cho nhân viên.
  • Ưu điểm chính của Petty cash là nhanh chóng, tiện lợi, dễ hiểu và dễ sử dụng.
  • Nhược điểm của các quỹ tiền mặt nhỏ bao gồm tính dễ bị đánh cắp và sử dụng sai mục đích, đồng thời cần phải theo dõi và cân đối chúng theo định kỳ.

Hiểu biết về tiền mặt nhỏ

Tiền mặt nhỏ mang lại sự thuận tiện cho các giao dịch nhỏ mà việc phát hành séc hoặc thẻ tín dụng công ty là không hợp lý hoặc không thể chấp nhận được. Số lượng tiền mặt nhỏ mà một công ty coi là nhỏ sẽ khác nhau, với nhiều công ty giữ từ 100 đến 500 đô la như một quỹ tiền mặt nhỏ. Ví dụ về các giao dịch mà quỹ tiền mặt nhỏ được sử dụng bao gồm:

  • Văn phòng phẩm
  • Thẻ cho khách hàng
  • Những bông hoa
  • Thanh toán bữa trưa phục vụ cho một nhóm nhỏ nhân viên
  • Hoàn trả cho nhân viên các chi phí nhỏ liên quan đến công việc

Người giám sát quỹ tiền mặt nhỏ được chỉ định để giám sát quỹ. Các nhiệm vụ trông coi thường bao gồm việc thực thi các quy tắc và quy định về tiền mặt nhỏ, yêu cầu bổ sung và phân phối quỹ.

Yêu cầu đối với tiền mặt nhỏ

Việc sử dụng một quỹ tiền mặt nhỏ có thể phá vỡ các kiểm soát nội bộ nhất định. Tuy nhiên, sự sẵn có của tiền mặt không có nghĩa là bất kỳ người nào cũng có thể sử dụng nó cho bất kỳ mục đích nào. Nhiều công ty sử dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt để quản lý quỹ. Thông thường, một số cá nhân được ủy quyền phê duyệt các khoản giải ngân và chỉ có thể làm như vậy đối với các chi phí liên quan đến các hoạt động hoặc hoạt động hợp pháp của công ty.

Một thủ quỹ lặt vặt có thể được chỉ định phát hành séc để cấp tiền vào ngăn kéo đựng tiền và ghi sổ kế toán thích hợp. Người quản lý tiền mặt nhỏ có nhiệm vụ phân phối tiền mặt và thu các biên lai cho tất cả các giao dịch mua hoặc bất kỳ việc sử dụng nào của quỹ. Khi tổng số tiền mặt nhỏ giảm xuống, các khoản thu sẽ tăng lên và cộng lại với tổng số tiền đã rút.

Bằng cách có một thủ quỹ nhỏ và một người giữ tiền mặt nhỏ, quy trình kép giúp giữ an toàn cho các khoản tiền và đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào nó.

Ghi sổ tiền mặt

Khi quỹ tiền mặt được sử dụng, các giao dịch tiền mặt lặt vặt vẫn được ghi nhận trên báo cáo tài chính. Không có sổ nhật ký kế toán nào được thực hiện khi các giao dịch mua được thực hiện bằng tiền mặt lặt vặt, chỉ khi người quản lý cần thêm tiền mặt – và để đổi lấy biên lai, nhận được tiền mới – thì các bút toán ghi sổ mới được ghi lại. Bút toán ghi sổ cho người giám hộ nhiều tiền mặt hơn là ghi nợ quỹ tiền mặt lặt vặt và ghi có thành tiền mặt.

Nếu thiếu hoặc thừa, mục nhập nhật ký được ghi vào tài khoản thừa / thiếu. Nếu quỹ tiền mặt lặt vặt hết, một khoản tín dụng được nhập để thể hiện một khoản lãi. Nếu quỹ tiền mặt nhỏ bị thiếu hụt, một khoản ghi nợ được ghi vào để thể hiện một khoản lỗ. Tài khoản thừa hoặc thiếu được sử dụng để cân đối quỹ khi đối chiếu.

Sở Thuế vụ (IRS) khuyên bạn nên kê khai các phiếu tiền mặt lặt vặt và đính kèm chúng vào biên lai để ghi lại và ghi chép các chi phí tiền mặt lặt vặt.

Thu hồi tiền mặt lặt vặt

Định kỳ đối chiếu quỹ tiền mặt lặt vặt để xác minh số dư quỹ có chính xác hay không. Thông thường, khi số dư tiền mặt nhỏ xuống mức đặt trước, người giám sát sẽ yêu cầu thủ quỹ bổ sung tiền mặt. Tại thời điểm này, tổng tất cả các khoản thu được tính toán để đảm bảo rằng nó khớp với số tiền đã giải ngân từ ngăn kéo đựng tiền nhỏ. Nếu cần tiền mới, thủ quỹ viết séc mới để cấp tiền vào ngăn kéo đựng tiền lặt vặt và đổi lại, các biên lai mua hàng đã cạn kiệt tiền mặt.

Quá trình đối chiếu đảm bảo rằng số dư còn lại của quỹ bằng chênh lệch giữa số dư ban đầu trừ đi các khoản phí được ghi chi tiết trên biên lai và hóa đơn. Nếu số dư còn lại nhỏ hơn mức cần thiết thì sẽ xảy ra sự thiếu hụt. Nếu số dư còn lại nhiều hơn mức cần thiết, thì có một khoản dư. Mặc dù có thể có những sai lệch nhỏ, nhưng khi không cân bằng, nguồn gốc của sự khác biệt cần được xác định và sửa chữa.

Tiền mặt nhỏ so với tiền mặt

“Tiền mặt nhỏ” và “tiền mặt tại chỗ” nghe rất giống nhau, và chúng trùng lặp với nhau. Trong số hai, “tiền mặt tại quỹ” là thuật ngữ chung chung hơn.

Petty cash đề cập cụ thể đến tiền – theo nghĩa đen, tiền xu và hóa đơn – mà một công ty luôn sẵn sàng cho các khoản chi tiêu nhỏ, thường là vì sử dụng tiền mặt dễ dàng hơn sử dụng séc hoặc thẻ tín dụng.

Tiền mặt tại quỹ là bất kỳ loại tiền mặt nào có thể sử dụng được mà doanh nghiệp hoặc các quỹ lưu động có. Nó có thể ở dạng tiền thực, như số tiền bạn chưa gửi vào ngân hàng hoặc các hóa đơn và tiền xu nhỏ hơn mà bạn giữ trong máy tính tiền để thay đổi cho khách hàng. Theo nghĩa này, sự khác biệt so với tiền mặt liên quan đến nơi bạn đang giữ tiền và cách bạn sử dụng nó — tiền mặt nhỏ được nhân viên sử dụng nhiều hơn cho các nhu cầu / chi phí kinh doanh nội bộ và tiền mặt liên quan đến số tiền nhận được từ hoặc được hoàn trả cho khách hàng.

Nhưng tiền mặt tại quỹ có một ý nghĩa lớn hơn, như một thuật ngữ kế toán. Trong thế giới tài chính, nó cũng đề cập đến các tài sản có tính thanh khoản cao của một công ty — vốn bằng séc hoặc các tài khoản ngân hàng khác, quỹ thị trường tiền tệ, công cụ nợ ngắn hạn hoặc các khoản tương đương tiền khác. Mặc dù không phải là tiền mặt theo nghĩa đen, nhưng đó là tiền có thể được truy cập dễ dàng và nhanh chóng, đó là lý do tại sao nó “có trong tay”.

Tóm lại: Tất cả tiền mặt là một dạng tiền mặt tại chỗ, nhưng không phải tiền mặt tại chỗ là tiền mặt nhỏ.

Ưu điểm và nhược điểm của Petty Cash

Tiền mặt nhỏ có điểm cộng của nó. Trong nhiều trường hợp, tiền mặt vẫn là cách nhanh nhất, đơn giản nhất, dễ dàng nhất để thanh toán mọi thứ. Nó hoạt động hiệu quả để trang trải các chi phí nhỏ ngẫu hứng — như tiền boa cho đứa trẻ giao pizza cho buổi họp ăn trưa hoặc tiền taxi về nhà cho nhân viên đi làm muộn. Nó giúp tiết kiệm cho mọi người những rắc rối khi hoàn lại tiền hoặc mong đợi họ tự bỏ tiền túi cho các hạng mục liên quan đến công việc.

Tiền mặt lặt vặt cũng có thể dùng cho các khoản chi thường xuyên nhưng lặt vặt, chẳng hạn như sữa cho tủ lạnh văn phòng, tem phiếu hoặc đồ dùng vệ sinh.

Mặc dù đây không phải là một thói quen, nhưng tiền mặt nhỏ trong một nhúm có thể được sử dụng để đổi cho khách hàng, nếu thời gian sắp hết.

Mặt khác, sự tiện lợi của tiền mặt lặt vặt cũng có thể khiến nó trở thành một vấn đề và rủi ro. Tiền mặt khó bảo mật và không thể theo dõi; rất dễ dàng để các hóa đơn biến mất mà không để lại dấu vết — ngay cả khi bạn đã thiết lập một hệ thống biên nhận hoặc chứng từ cẩn thận.

Điều này đưa chúng ta đến một nhược điểm khác của các quỹ tiền mặt nhỏ: Duy trì chúng, lưu giữ hồ sơ và đối chiếu chúng thường xuyên, tất cả đều liên quan đến việc làm thêm cho ai đó. Điều này có thể là một phiền toái nhỏ ở các công ty lớn có quản lý văn phòng hoặc bộ phận kế toán; đối với các doanh nghiệp nhỏ, nó có thể tạo ra gánh nặng.

Các giao dịch thương mại ngày càng không dùng tiền mặt — ngay cả tại các nhà hàng và nhà bán lẻ nhỏ, nơi mà việc mua bán truyền thống chủ yếu dựa vào tiền xu. Một số nhà phê bình nói rằng tiền mặt nhỏ đã trở thành một khái niệm lỗi thời. Giữa thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, các dịch vụ thanh toán như Venmo hoặc Paypal, ví điện tử và các cách mua hàng không cần tiếp xúc khác, rất nhiều lựa chọn thay thế tồn tại đơn giản như tiền mặt — với các ưu điểm bổ sung là có thể truy nguyên, an toàn và ít bị trộm hơn.

Khía cạnh an ninh thường quan trọng đối với các công ty nhỏ, những người từ lâu đã lo sợ rằng việc giữ tiền mặt là một lời mời tội phạm.

Ưu điểm

  • Thuận tiện, dễ hiểu

  • Có thể truy cập ngay lập tức; không cần lập kế hoạch / ủy quyền trước

  • Tốt cho các trường hợp khẩn cấp / nhu cầu ngẫu hứng

Nhược điểm

  • Rủi ro bảo mật: Khó theo dõi và có thể bị lừa đảo, trộm cắp, sử dụng sai mục đích

  • Yêu cầu theo dõi thủ công, lưu trữ hồ sơ

  • Cổ điển / lỗi thời

Câu hỏi thường gặp về tiền mặt nhỏ

Petty Cash là gì và nó được sử dụng để làm gì?

Tiền mặt nhỏ là số tiền mà một doanh nghiệp hoặc công ty giữ trong tay để thực hiện các khoản thanh toán nhỏ, mua hàng và hoàn trả. Dù thường xuyên hay đột xuất, đây là những giao dịch mà việc viết séc hoặc sử dụng thẻ tín dụng là không thực tế hoặc bất tiện.

Tại sao nó được gọi là tiền mặt nhỏ?

Từ “petty” trong tiếng Anh bắt nguồn từ tiếng Pháp petit , có nghĩa là “nhỏ” hoặc “ít”. Tương tự như vậy, “nhỏ” có nghĩa là nhỏ hoặc không đáng kể. Vì vậy, tiền mặt lặt vặt đề cập đến một khoản tiền nhỏ dành cho các khoản mua sắm vặt vãnh hoặc ít ỏi, trái ngược với các chi phí hoặc hóa đơn lớn.

Một trong những cách sử dụng sớm nhất của cụm từ này xuất phát từ tác phẩm giáo dục về quản lý nhà cửa của Benjamin Billingsley, Lời khuyên dành cho phụ nữ và thiếu nữ ở London , có từ năm 1678.

Ví dụ về Petty Cash là gì?

Tiền mặt nhỏ thường được giữ trong ngăn kéo, hộp có khóa hoặc phong bì lớn. Các giao dịch mua tiền mặt lặt vặt điển hình bao gồm:

  • Cà phê, kẹo hoặc đồ ăn nhẹ
  • Hoa, thiệp sinh nhật hoặc những món quà nhỏ khác
  • Giá vé xe khách hoặc giá vé ô tô
  • Đồ dùng văn phòng nhỏ — bút, tẩy, kim bấm, v.v.
  • Suất ăn

Petty Cash có phải là tiền mặt tương đương không?

Không. Tiền mặt nhỏ là tiền mặt thực tế: hóa đơn và tiền xu. Các khoản tương đương tiền là chứng khoán có tính thanh khoản cao và các tài sản khác có thể dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt: quỹ thị trường tiền tệ, thương phiếu, hoặc nợ ngắn hạn, như tín phiếu kho bạc.

Tuy nhiên, trên báo cáo tài chính doanh nghiệp, tiền lặt vặt được liệt kê trong phần “Tiền và các khoản tương đương tiền” của bảng cân đối kế toán. Vì vậy, cả hai có thể được gộp lại với nhau theo nghĩa đó.

Làm thế nào để bạn cân bằng tiền mặt nhỏ trong kế toán?

Mỗi lần bạn khai thác vào một quỹ tiền mặt lặt vặt — tức là lấy tiền ra — một phiếu hoặc phiếu chi nên được điền vào. Điều này hoạt động như một biên nhận, ghi lại số tiền rút, ngày tháng, mục đích và các chi tiết khác. Càng ngày, những phiếu này càng là những phiếu điện tử, được nhập vào một bảng tính hoặc sổ cái kỹ thuật số. Nhưng cũng có thể hữu ích nếu bạn giữ lại các tờ giấy, cùng với biên lai từ việc mua hàng hoặc thanh toán (nếu có thể).

Sau một khoảng thời gian được chỉ định — thường là vào cùng một thời điểm mỗi tháng hoặc mỗi tuần — đó là lúc để điều chỉnh hoặc cân bằng tài khoản quỹ lặt vặt. Đầu tiên, hãy ghi lại số tiền hiện có trong quỹ. Sau đó, trừ số tiền này vào số dư ban đầu. Số tiền này là tổng số tiền rút từ tài khoản trong khoảng thời gian đó.

Tiếp theo, tổng số tiền của tất cả các phiếu chưa thanh toán (cộng với biên lai đính kèm). Con số này phải giống với số tiền rút mà bạn đã tính từ số dư đầu và cuối của tài khoản. Và lượng tiền mặt bạn có trong hộp hoặc ngăn kéo phải bằng với số dư hiện tại của tài khoản.

Nếu chúng không khớp, bạn sẽ phải điều tra tại sao: có lỗi toán học không? biên lai bị thiếu hoặc không chính xác?

Cân đối tài khoản tiền mặt lặt vặt thường xảy ra khi quỹ cần được bổ sung. Người quản lý tiền mặt lặt vặt mang tất cả các phiếu hoặc chứng từ giao cho người kế toán, thủ quỹ, hoặc kế toán của doanh nghiệp. Các biên lai tiền mặt lặt vặt được ghi vào Sổ Cái của công ty dưới dạng ghi có vào tài khoản tiền mặt lặt vặt, và có thể ghi nợ vào một số tài khoản chi phí khác nhau. Khi quỹ nhỏ được bổ sung, thường bằng cách rút ra trên séc do công ty phát hành, nó được ghi nợ vào tài khoản tiền mặt nhỏ và ghi có vào tài khoản tiền mặt.

Điểm mấu chốt

Tiền mặt nhỏ là một lượng tiền mặt nhỏ được giữ trong cơ sở kinh doanh hoặc công ty để thanh toán cho các chi phí và nhu cầu nhỏ — thường không quá vài trăm đô la. Mặc dù dễ hiểu và dễ sử dụng, nhưng tiền mặt lặt vặt dễ bị lạm dụng, dễ mất dấu và dễ bị trộm. Một số người cảm thấy rằng trong xã hội đương đại, quỹ tiền mặt nhỏ đã lỗi thời: có rất nhiều lựa chọn thay thế cho các giao dịch mua nhỏ an toàn hơn và thuận tiện hơn.

Nguồn tham khảo: investmentopedia