Invoice là gì?

18

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là một tài liệu thương mại được đóng dấu thời gian, ghi lại từng khoản mục và ghi lại giao dịch giữa người mua và người bán. Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được mua bằng tín dụng, hóa đơn thường chỉ định các điều khoản của thỏa thuận và cung cấp thông tin về các phương thức thanh toán có sẵn.

Các loại hóa đơn có thể bao gồm hóa đơn giấy, hóa đơn bán hàng, giấy ghi nợ, hóa đơn bán hàng hoặc hồ sơ điện tử trực tuyến.

Tóm tắt ý kiến chính

  • Hóa đơn là tài liệu lưu giữ hồ sơ giao dịch giữa người mua và người bán, chẳng hạn như biên lai giấy từ cửa hàng hoặc hồ sơ trực tuyến từ nhà may điện tử.
  • Hóa đơn là một yếu tố quan trọng của kiểm soát và kiểm toán nội bộ kế toán.
  • Các khoản phí được ghi trên hóa đơn phải được sự chấp thuận của nhân viên quản lý có trách nhiệm.
  • Hóa đơn thường phác thảo các điều khoản thanh toán, chi phí đơn vị, vận chuyển, xử lý và bất kỳ điều khoản nào khác được nêu trong quá trình giao dịch.
1:10

Hóa đơn

Kiến thức cơ bản về hóa đơn

Hóa đơn phải ghi rõ đây là hóa đơn trên mặt của hóa đơn. Nó thường có một số nhận dạng duy nhất được gọi là số hóa đơn hữu ích cho việc tham khảo nội bộ và bên ngoài. Hóa đơn thường chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có lỗi liên quan đến việc lập hóa đơn.

Các điều khoản thanh toán có thể được nêu trên hóa đơn, cũng như thông tin liên quan đến bất kỳ khoản chiết khấu nào, chi tiết thanh toán sớm hoặc phí tài chính được đánh giá cho các khoản thanh toán chậm. Nó cũng trình bày đơn giá của một mặt hàng, tổng số đơn vị đã mua, cước phí vận chuyển, bốc xếp, vận chuyển và các khoản thuế liên quan, và nó nêu tổng số tiền còn nợ.

Các công ty có thể chọn chỉ cần gửi một bảng sao kê cuối tháng làm hóa đơn cho tất cả các giao dịch chưa thanh toán. Nếu đúng như vậy, báo cáo phải chỉ ra rằng không có hóa đơn nào được gửi tiếp theo. Trong lịch sử, hóa đơn được ghi trên giấy, thường có nhiều bản sao được tạo ra để người mua và người bán mỗi người có một hồ sơ về giao dịch để ghi lại cho riêng mình. Hiện nay, hóa đơn do máy tính lập khá phổ biến. Chúng có thể được in ra giấy theo yêu cầu hoặc gửi qua email cho các bên của giao dịch. Hồ sơ điện tử cũng cho phép tìm kiếm và sắp xếp các giao dịch cụ thể hoặc ngày cụ thể dễ dàng hơn.

Hóa đơn chiếu lệ là hóa đơn bán hàng sơ bộ được gửi cho người mua trước khi vận chuyển hoặc giao hàng. Hóa đơn thường sẽ mô tả các mặt hàng đã mua và các thông tin quan trọng khác như trọng lượng vận chuyển và phí vận chuyển. Hóa đơn chiếu lệ thường có tác dụng với các giao dịch quốc tế, đặc biệt là cho mục đích hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu.

Hóa đơn chiếu lệ là một thỏa thuận ràng buộc, mặc dù các điều khoản bán hàng có thể thay đổi.

Tầm quan trọng của ngày lập hóa đơn

Ngày hóa đơn thể hiện thời gian và ngày tháng được đóng dấu thời gian mà hàng hóa đã được lập hóa đơn và giao dịch chính thức được ghi lại. Do đó, ngày lập hóa đơn có thông tin cần thiết liên quan đến việc thanh toán, vì nó quyết định thời hạn tín dụng và ngày đến hạn của hóa đơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức cung cấp tín dụng, chẳng hạn như net 30. Ngày đến hạn thực tế của hóa đơn thường là 30 ngày sau ngày lập hóa đơn. Tương tự như vậy, các công ty cung cấp cho khách hàng tùy chọn trả lại các mặt hàng thường có thời hạn dựa trên một số ngày nhất định kể từ bằng chứng mua hàng, như được ghi trên hóa đơn.

Lập hóa đơn điện tử

Kể từ khi kỷ nguyên máy tính ra đời, mọi người và doanh nghiệp đã thấy dễ dàng hơn khi sử dụng hóa đơn điện tử như một giải pháp thay thế cho các tài liệu giấy. Hóa đơn điện tử hay còn gọi là hóa đơn điện tử, là một hình thức lập hóa đơn điện tử để tạo, lưu trữ và giám sát các tài liệu liên quan đến giao dịch giữa các bên và đảm bảo các điều khoản trong thỏa thuận của họ được thực hiện.

Các chứng từ điện tử này có thể bao gồm hóa đơn và biên lai, đơn đặt hàng, giấy ghi nợ và ghi có, các điều khoản và hướng dẫn thanh toán cũng như phiếu chuyển tiền. Hóa đơn điện tử thường được gửi qua email, trang web hoặc ứng dụng. Ưu điểm bao gồm những điều sau:

  • Tính thường xuyên và khả năng chống lại thiệt hại vật chất
  • Dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp cho các tên, thuật ngữ hoặc ngày cụ thể
  • Tăng khả năng kiểm tra
  • Khả năng in hoặc tái sản xuất theo yêu cầu
  • Khả năng thu thập dữ liệu và kinh doanh thông minh
  • Giảm sử dụng giấy

Lập hóa đơn điện tử bao gồm một số công nghệ và tùy chọn đầu vào và được sử dụng như một thuật ngữ chung để mô tả bất kỳ phương pháp nào mà hóa đơn được xuất trình điện tử cho khách hàng để thanh toán. Một số tiêu chuẩn lập hóa đơn điện tử, chẳng hạn như EDIFACT và UBL, đã được phát triển trên toàn thế giới để tạo điều kiện cho việc áp dụng và hiệu quả.

Hóa đơn và tài khoản phải trả

Hóa đơn theo dõi việc bán một sản phẩm cho mục đích kiểm soát hàng tồn kho, kế toán và thuế, giúp theo dõi các khoản phải trả và các nghĩa vụ tương tự đến hạn. Nhiều công ty giao sản phẩm và mong đợi thanh toán vào một ngày sau đó, do đó, tổng số tiền đến hạn trở thành một khoản phải trả cho người mua và một khoản phải thu cho người bán.

Hóa đơn thời hiện đại được truyền dưới dạng điện tử, thay vì trên giấy. Nếu hóa đơn bị mất, người mua có thể yêu cầu người bán cung cấp một bản sao. Việc sử dụng hóa đơn thể hiện sự hiện diện của tín dụng, vì người bán đã gửi một sản phẩm hoặc cung cấp một dịch vụ mà không cần nhận trước tiền mặt.

Hóa đơn khác với đơn đặt hàng, được tạo trước khi khách hàng đặt mua hàng hóa hoặc dịch vụ.

Hóa đơn và Kiểm soát nội bộ

Hóa đơn là một yếu tố quan trọng của kiểm soát nội bộ kế toán. Các khoản phí trên hóa đơn phải được phê duyệt bởi nhân viên quản lý có trách nhiệm. Ngoài ra, một hóa đơn được khớp với một đơn đặt hàng và sau khi đối chiếu thông tin, việc thanh toán sẽ được thực hiện cho các giao dịch được chấp thuận. Công ty kiểm toán đảm bảo các hóa đơn được nhập vào kỳ kế toán thích hợp khi kiểm tra việc cắt giảm chi phí.

Nguồn tham khảo: investmentopedia