General Ledger là gì?

Sổ cái là gì?

Sổ cái đại diện cho hệ thống lưu trữ hồ sơ cho dữ liệu tài chính của công ty, với các bản ghi tài khoản ghi nợ và ghi có được xác thực bằng số dư thử nghiệm. Nó cung cấp hồ sơ về từng giao dịch tài chính diễn ra trong suốt vòng đời của một công ty đang hoạt động và nắm giữ thông tin tài khoản cần thiết để lập báo cáo tài chính của công ty. Dữ liệu giao dịch được tách biệt, theo loại, thành tài khoản tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.

Cách thức hoạt động của sổ cái chung

Sổ cái là nền tảng của một hệ thống được kế toán sử dụng để lưu trữ và tổ chức dữ liệu tài chính được sử dụng để tạo báo cáo tài chính của công ty. Các giao dịch được đăng lên các tài khoản sổ cái phụ riêng lẻ, như được xác định bởi biểu đồ tài khoản của công ty.

Sau đó, các giao dịch được kết thúc hoặc được tổng hợp vào sổ cái, và kế toán tạo ra một số dư thử nghiệm, dùng làm báo cáo về số dư của từng tài khoản sổ cái. Số dư thử nghiệm được kiểm tra xem có sai sót và được điều chỉnh bằng cách đăng thêm các bút toán cần thiết, sau đó số dư thử nghiệm đã điều chỉnh được sử dụng để tạo báo cáo tài chính.

Cách thức hoạt động của sổ cái chung với kế toán nhập kép

Sổ cái được sử dụng bởi các doanh nghiệp sử dụng phương pháp ghi sổ kép, có nghĩa là mỗi giao dịch tài chính ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản sổ cái phụ và mỗi bút toán có ít nhất một giao dịch ghi nợ và một giao dịch ghi có. Các giao dịch ghi kép, được gọi là “bút toán”, được đăng trong hai cột, với bút toán ghi nợ ở bên trái và bút toán ghi có ở bên phải, và tổng tất cả các bút toán ghi nợ và ghi có phải có số dư.

Phương trình kế toán, làm cơ sở cho kế toán bút toán kép, như sau:

$\text{<span data-value="text{Assets} - text{Liabilities} = text{Stockholders' Equity}"><span class="katex"><span class="katex-mathml">Tài sản</span></span></span>}<span\; data-value="text\{Assets\}\; -\; text\{Liabilities\}\; =\; text\{Stockholders\text{'}\; Equity\}"><span\; class="katex"><span\; class="katex-mathml">–</span></span></span>\text{<span data-value="text{Assets} - text{Liabilities} = text{Stockholders' Equity}"><span class="katex"><span class="katex-mathml">Nợ phải trả</span></span></span>}<span\; data-value="text\{Assets\}\; -\; text\{Liabilities\}\; =\; text\{Stockholders\text{'}\; Equity\}"><span\; class="katex"><span\; class="katex-mathml">=</span></span></span>\text{<span data-value="text{Assets} - text{Liabilities} = text{Stockholders' Equity}"><span class="katex"><span class="katex-mathml">Vốn cổ đông</span></span></span>}$ text {Tài sản} – text {Nợ phải trả} = text {Vốn chủ sở hữu cổ phần}

$\text{Tài sản}–\text{Nợ phải trả}=\text{Vốn chủ sở hữu cổ phần}$

Bảng cân đối kế toán tuân theo định dạng này và hiển thị thông tin ở cấp tài khoản chi tiết. Ví dụ, bảng cân đối kế toán hiển thị một số tài khoản tài sản, bao gồm tiền mặt và các khoản phải thu, trong phần tài sản ngắn hạn.

Phương pháp kế toán bút toán kép hoạt động dựa trên yêu cầu của phương trình kế toán rằng các giao dịch được đăng lên các tài khoản ở bên trái dấu bằng trong công thức phải bằng tổng các giao dịch được đăng lên tài khoản (hoặc các tài khoản) ở bên phải. Ngay cả khi phương trình được trình bày khác nhau (chẳng hạn như Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu cổ phần), quy tắc cân bằng luôn được áp dụng.

Sổ Cái Cho Bạn Biết Điều Gì?

Các chi tiết giao dịch trong sổ cái được tổng hợp và tóm tắt ở nhiều cấp độ khác nhau để tạo ra số dư thử nghiệm, báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và nhiều báo cáo tài chính khác. Điều này giúp kế toán, ban quản lý công ty, nhà phân tích, nhà đầu tư và các bên liên quan khác đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty một cách liên tục.

Khi chi phí tăng đột biến trong một khoảng thời gian nhất định hoặc một công ty ghi lại các giao dịch khác ảnh hưởng đến doanh thu, thu nhập ròng hoặc các chỉ số tài chính quan trọng khác, thì dữ liệu báo cáo tài chính thường không cho biết toàn bộ câu chuyện. Trong trường hợp có một số loại sai sót kế toán, cần phải quay lại sổ cái và tìm hiểu chi tiết của từng giao dịch đã ghi để xác định vấn đề. Đôi khi, việc này có thể liên quan đến việc xem xét hàng chục bút toán, nhưng bắt buộc phải duy trì các báo cáo tài chính của công ty không có sai sót và đáng tin cậy.

Ví dụ về giao dịch trên bảng cân đối kế toán

Ví dụ: nếu một công ty nhận được khoản thanh toán từ khách hàng cho hóa đơn 200 đô la, thì kế toán công ty sẽ tăng tài khoản tiền mặt với khoản ghi nợ 200 đô la và hoàn thành việc ghi có hoặc giảm 200 đô la cho các tài khoản phải thu. Số tiền ghi nợ và tín dụng được đăng bằng nhau.

Trong trường hợp này, một tài khoản tài sản (tiền mặt) tăng 200 đô la, trong khi một tài khoản tài sản khác (tài khoản phải thu) giảm 200 đô la. Kết quả ròng là cả tăng và giảm chỉ ảnh hưởng đến một phía của phương trình kế toán. Do đó, phương trình vẫn ở trạng thái cân bằng.

Ví dụ về giao dịch báo cáo thu nhập

Báo cáo thu nhập tuân theo công thức riêng, có thể được viết như sau: