Chi phí là gì?

Một khoản chi phí là chi phí cho các hoạt động mà một công ty phải chịu để tạo ra doanh thu. Như một câu nói phổ biến, “kiếm tiền phải tốn kém”.

Các chi phí thông thường bao gồm các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, tiền lương cho nhân viên, tiền thuê nhà xưởng và khấu hao thiết bị. Doanh nghiệp được phép ghi giảm chi phí được trừ trên tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp để làm giảm thu nhập chịu thuế và giảm nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, Sở Thuế vụ (IRS) có các quy định nghiêm ngặt về các khoản chi phí mà doanh nghiệp được phép công bố như một khoản khấu trừ.

Hiểu chi phí

Một trong những mục tiêu chính của đội ngũ quản lý công ty là tối đa hóa lợi nhuận. Điều này đạt được bằng cách tăng doanh thu trong khi kiểm soát chi phí. Việc cắt giảm chi phí có thể giúp các công ty kiếm được nhiều tiền hơn nữa từ việc bán hàng.

Tuy nhiên, nếu cắt giảm chi phí quá nhiều, nó cũng có thể gây ra hậu quả bất lợi. Ví dụ, trả ít hơn cho quảng cáo làm giảm chi phí nhưng cũng làm giảm khả năng hiển thị và khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng của công ty.

Cách ghi lại chi phí

Các công ty chia nhỏ doanh thu và chi phí trong báo cáo thu nhập của họ. Kế toán ghi nhận các khoản chi phí thông qua một trong hai phương pháp kế toán: cơ sở tiền mặt hoặc cơ sở dồn tích. Theo kế toán cơ sở tiền mặt, các chi phí được ghi nhận khi chúng được thanh toán. Ngược lại, theo phương pháp dồn tích, các chi phí được ghi nhận khi chúng phát sinh.

Ví dụ: nếu một chủ doanh nghiệp đặt lịch cho người giặt thảm để làm sạch thảm trong văn phòng, thì một công ty sử dụng tiền mặt sẽ ghi lại chi phí khi thanh toán hóa đơn. Theo phương pháp dồn tích, kế toán doanh nghiệp sẽ hạch toán chi phí giặt thảm khi công ty nhận dịch vụ. Các khoản chi phí thường được ghi nhận trên cơ sở dồn tích, đảm bảo phù hợp với doanh thu được báo cáo trong kỳ kế toán.

Hai loại chi phí kinh doanh

Có hai loại chi phí kinh doanh chính trong kế toán:

• Chi phí hoạt động : Các chi phí liên quan đến hoạt động chính của công ty như giá vốn hàng bán, phí quản lý và tiền thuê.
• Chi phí ngoài hoạt động: Các khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động chính của doanh nghiệp. Các ví dụ phổ biến bao gồm phí lãi suất và các chi phí khác liên quan đến việc vay tiền.

Cân nhắc đặc biệt

Chi phí vốn

Chi tiêu vốn, thường được gọi là CapEx, là khoản tiền được một công ty sử dụng để mua, nâng cấp và duy trì các tài sản vật chất như tài sản, tòa nhà, nhà máy công nghiệp, công nghệ hoặc thiết bị.

IRS xử lý chi phí vốn khác với hầu hết các chi phí kinh doanh khác. Mặc dù hầu hết các chi phí kinh doanh có thể được hạch toán hoặc trừ lùi vào thu nhập kinh doanh trong năm chúng phát sinh, nhưng chi phí vốn phải được vốn hóa hoặc xóa sổ từ từ theo thời gian.

IRS có một lịch trình quy định phần tài sản vốn mà một doanh nghiệp có thể xóa sổ mỗi năm cho đến khi toàn bộ chi phí được yêu cầu. Số năm mà một doanh nghiệp xóa bỏ chi phí vốn khác nhau tùy thuộc vào loại tài sản.

Không phải tất cả các khoản chi phí đều có thể được khấu trừ

Theo IRS, để được khấu trừ, một khoản chi phí kinh doanh “phải vừa bình thường vừa cần thiết.” Thông thường có nghĩa là chi phí phổ biến hoặc được chấp nhận trong ngành đó, trong khi cần thiết có nghĩa là chi phí đó hữu ích trong việc theo đuổi thu nhập. Chủ doanh nghiệp không được phép kê khai các khoản chi phí cá nhân, sự nghiệp của họ như một khoản khấu trừ kinh doanh. Họ cũng không thể yêu cầu chi phí vận động hành lang, tiền phạt và tiền phạt.

Các nhà đầu tư có thể tham khảo Ấn bản 535, Chi phí Kinh doanh trên trang web IRS để biết thêm thông tin.