Double Entry là gì?

Phương pháp ghi kép, một khái niệm cơ bản cơ bản cho việc ghi sổ và kế toán ngày nay, cho biết rằng mọi giao dịch tài chính đều có tác động ngang nhau và trái ngược nhau trong ít nhất hai tài khoản khác nhau. Nó được sử dụng để đáp ứng phương trình kế toán:

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Với hệ thống bút toán kép, các khoản tín dụng được bù đắp bằng các khoản ghi nợ trong sổ cái hoặc tài khoản T.

Khái niệm cơ bản của Double Entry

Trong hệ thống bút toán kép, các giao dịch được ghi lại dưới dạng ghi nợ và ghi có. Vì một khoản ghi nợ trong tài khoản này bù đắp một khoản tín dụng ở tài khoản khác, nên tổng của tất cả các khoản ghi nợ phải bằng tổng của tất cả các khoản tín dụng. Hệ thống sổ sách kế toán kép chuẩn hóa quy trình kế toán và cải thiện tính chính xác của các báo cáo tài chính đã lập, cho phép cải thiện việc phát hiện các sai sót.

Các loại tài khoản

Ghi sổ và kế toán là những cách đo lường, ghi chép và truyền đạt thông tin tài chính của một công ty. Giao dịch kinh doanh là một sự kiện kinh tế được ghi nhận cho mục đích kế toán / ghi sổ. Nói chung, đó là sự tương tác kinh doanh giữa các chủ thể kinh tế, chẳng hạn như khách hàng và doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp và doanh nghiệp.

Theo quy trình kế toán có hệ thống, các mối tương tác này thường được phân loại thành các tài khoản. Có bảy loại tài khoản khác nhau mà tất cả các giao dịch kinh doanh có thể được phân loại:

• Tài sản
• Nợ phải trả
• Vốn chủ sở hữu
• Doanh thu
• Chi phí
• Lợi nhuận
• Lỗ vốn

Ghi sổ và kế toán theo dõi những thay đổi trong từng tài khoản khi công ty tiếp tục hoạt động.

Thẻ debits và credits

Các khoản ghi nợ và tín dụng là cần thiết cho hệ thống nhập kép. Trong kế toán, ghi nợ đề cập đến một bút toán ở bên trái của sổ cái tài khoản và ghi có đề cập đến một bút toán ở bên phải của sổ cái tài khoản. Để cân bằng, tổng số nợ và tín dụng cho một giao dịch phải bằng nhau. Các khoản nợ không phải lúc nào cũng tương đương với tăng và tín dụng không phải lúc nào cũng tương đương với giảm.

Một khoản ghi nợ có thể làm tăng một tài khoản trong khi giảm một tài khoản khác. Ví dụ, một khoản ghi nợ làm tăng tài khoản tài sản nhưng giảm tài khoản nợ phải trả và tài khoản vốn chủ sở hữu, điều này hỗ trợ phương trình kế toán tổng quát là Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các khoản ghi nợ làm tăng số dư trong các tài khoản chi phí và tổn thất, trong khi các khoản tín dụng làm giảm số dư của chúng. Các khoản nợ làm giảm doanh thu và tăng số dư tài khoản, trong khi các khoản tín dụng làm tăng số dư của chúng.

Hệ thống kế toán kép

Sổ sách kế toán kép đã được phát triển trong thời kỳ trọng thương của Châu Âu để giúp hợp lý hóa các giao dịch thương mại và làm cho thương mại hiệu quả hơn. Nó cũng giúp các thương gia và chủ ngân hàng hiểu được chi phí và lợi nhuận của họ. Một số nhà tư tưởng đã lập luận rằng kế toán kép là một công nghệ tính toán quan trọng chịu trách nhiệm cho sự ra đời của chủ nghĩa tư bản.

Phương trình kế toán hình thành nền tảng của kế toán bút toán kép và là sự trình bày ngắn gọn của một khái niệm mở rộng thành sự hiển thị phức tạp, mở rộng và nhiều mục của bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán dựa trên hệ thống kế toán kép trong đó tổng tài sản của một công ty bằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của cổ đông.

Về cơ bản, sự thể hiện bằng mọi cách sử dụng vốn (tài sản) với mọi nguồn vốn (trong đó vốn nợ dẫn đến nợ phải trả và vốn chủ sở hữu dẫn đến vốn chủ sở hữu của cổ đông). Đối với một công ty lưu giữ các tài khoản chính xác, mọi giao dịch kinh doanh đơn lẻ sẽ được thể hiện trong ít nhất hai tài khoản của công ty đó.

Ví dụ, nếu một doanh nghiệp vay một khoản vay từ một tổ chức tài chính như ngân hàng, số tiền được vay sẽ nâng cao tài sản của công ty và nghĩa vụ vay cũng sẽ tăng lên một khoản tương đương. Nếu một doanh nghiệp mua nguyên vật liệu thô bằng cách trả tiền mặt sẽ dẫn đến việc tăng hàng tồn kho (tài sản) trong khi làm giảm vốn tiền mặt (một tài sản khác). Do có hai hoặc nhiều tài khoản bị ảnh hưởng bởi mọi giao dịch do một công ty thực hiện, nên hệ thống kế toán được gọi là kế toán kép.

Thực hành này đảm bảo rằng phương trình kế toán luôn duy trì cân bằng – nghĩa là giá trị bên trái của phương trình sẽ luôn khớp với giá trị bên phải.

Ví dụ trong thế giới thực về Double Entry

Một tiệm bánh mua một đội xe tải giao hàng lạnh theo hình thức tín dụng; tổng số tiền mua tín dụng là 250.000 đô la. Bộ xe tải mới sẽ được sử dụng trong hoạt động kinh doanh và sẽ không được bán trong ít nhất 10 năm – thời hạn sử dụng ước tính của chúng.

Để hạch toán khoản mua tín dụng, các bút toán phải được thực hiện trong sổ cái kế toán tương ứng của chúng. Bởi vì doanh nghiệp đã tích lũy được nhiều tài sản hơn, một khoản ghi nợ vào tài khoản tài sản cho chi phí mua hàng (250.000 đô la) sẽ được thực hiện. Để giải thích cho việc mua tín dụng, một khoản ghi có 250.000 đô la sẽ được thực hiện cho các ghi chú phải trả. Bút toán ghi nợ làm tăng số dư tài sản và bút toán ghi có làm tăng số dư nợ phải trả ghi chú bằng cùng một số tiền.

Các mục nhập kép cũng có thể xảy ra trong cùng một lớp. Nếu việc mua hàng của tiệm bánh được thực hiện bằng tiền mặt, thì một khoản ghi có thành tiền mặt và một khoản ghi nợ cho tài sản, vẫn dẫn đến số dư.