Sản phẩm được giao là gì?

Thuật ngữ “có thể phân phối” là một thuật ngữ quản lý dự án theo truyền thống được sử dụng để mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ có thể định lượng được phải được cung cấp khi hoàn thành một dự án. Sản phẩm được giao có thể là hữu hình hoặc vô hình về bản chất. Ví dụ, trong một dự án tập trung vào việc nâng cấp công nghệ của một công ty, một thiết bị có thể phân phối được có thể ám chỉ việc mua một tá máy tính mới.

Mặt khác, đối với một dự án phần mềm, khả năng phân phối có thể ám chỉ đến việc triển khai một chương trình máy tính nhằm mục đích cải thiện hiệu quả tính toán các khoản phải thu của một công ty.

Hiểu sản phẩm phân phối

Ngoài thiết bị máy tính và chương trình phần mềm, người được giao có thể tham khảo các chương trình đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến, cũng như thiết kế mẫu cho các sản phẩm đang trong quá trình phát triển. Trong nhiều trường hợp, các sản phẩm được giao có kèm theo sách hướng dẫn.

Tài liệu

Sản phẩm được giao thường là các yêu cầu bắt buộc theo hợp đồng, được nêu chi tiết trong các thỏa thuận được lập giữa hai bên liên quan trong một công ty hoặc giữa khách hàng và nhà tư vấn hoặc nhà phát triển bên ngoài. Tài liệu trình bày rõ ràng chính xác mô tả của một sản phẩm có thể giao hàng, cũng như tiến trình giao hàng và các điều khoản thanh toán.

Các mốc quan trọng

Nhiều dự án lớn bao gồm các mốc quan trọng, là các mục tiêu tạm thời và các chỉ tiêu phải đạt được theo thời gian quy định. Một mốc quan trọng có thể đề cập đến một phần của thời hạn có thể giao được, hoặc nó có thể chỉ đề cập đến một báo cáo tiến độ chi tiết, mô tả tình trạng hiện tại của một dự án.

Phim được phân phối

Trong sản xuất phim, phân phối đề cập đến phạm vi tệp âm thanh, hình ảnh và thủ tục giấy tờ mà nhà sản xuất phải cung cấp cho nhà phân phối. Các tài liệu âm thanh và hình ảnh thường bao gồm hỗn hợp âm thanh nổi và âm thanh Dolby 5.1, âm nhạc và hiệu ứng âm thanh trên các tệp riêng biệt, cũng như toàn bộ phim ở định dạng được chỉ định.

Công việc cung cấp thủ tục giấy tờ bao gồm các thỏa thuận cấp phép đã ký và thực thi cho tất cả âm nhạc, báo cáo lỗi và thiếu sót, bản phát hành hiệu suất cho tất cả tài năng trên màn hình, danh sách khối tín dụng sẽ xuất hiện trong tất cả các tác phẩm nghệ thuật và quảng cáo, cũng như vị trí, tác phẩm nghệ thuật và logo hợp pháp phát hành.

Việc phân phối phim cũng liên quan đến các yếu tố phụ trợ cho chính phim. Những mục này bao gồm đoạn giới thiệu, các điểm truyền hình, ảnh tĩnh công khai được chụp tại phim trường và các công việc hợp pháp khác.

Các loại sản phẩm phân phối

Vật phẩm hữu hình so với vật phẩm phân phối vô hình

Sản phẩm được giao có thể hữu hình hoặc vô hình. Ví dụ về sản phẩm có thể giao hàng hữu hình sẽ là việc xây dựng một văn phòng mới để đặt những công nhân mới không phù hợp với văn phòng cũ hoặc một nhà máy sản xuất mới cần được xây dựng để đáp ứng mức sản xuất tăng lên.

Một ví dụ về khả năng phân phối vô hình sẽ là một chương trình đào tạo cho nhân viên để dạy họ cách sử dụng phần mềm mới sẽ được sử dụng tại công ty.

Sản phẩm phân phối bên trong so với sản phẩm phân phối bên ngoài

Các sản phẩm được giao nội bộ là những sản phẩm được giao trong nhà và được yêu cầu để hoàn thành một dự án, cung cấp một sản phẩm hoặc cung cấp một dịch vụ. Các sản phẩm giao bên trong không được khách hàng nhìn thấy và không được coi là sản phẩm cuối cùng.

Chúng chỉ là những sản phẩm được giao là một phần của các bước trong một dự án sẽ dẫn đến việc hoàn thành dự án đó. Ví dụ, việc xây dựng một nhà máy để sản xuất nhiều hàng hóa hơn nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng sẽ là một hoạt động có thể phân phối nội bộ. Các sản phẩm phân phối nội bộ trong quản lý dự án thường được gọi là phân phối dự án.

Mặt khác, các sản phẩm bên ngoài là sản phẩm cuối cùng và được cung cấp cho khách hàng. Trong ví dụ trên, hàng hóa bên ngoài có thể là hàng hóa cuối cùng xuất xưởng từ nhà máy mới mà khách hàng sẽ mua và sử dụng. Trong quản lý dự án, các sản phẩm phân phối bên ngoài thường được gọi là sản phẩm phân phối.

Yêu cầu đối với sản phẩm được giao

Khi bắt đầu bất kỳ dự án nào, phải có một mục tiêu cuối cùng được xác định về những gì sẽ đạt được. Sau đó phải có một con đường được xác định rõ ràng để đạt được mục tiêu đó. Người quản lý dự án có thể đưa ra một tiến trình thời gian với các sản phẩm cần được đáp ứng trong những khoảng thời gian nhất định, đó là những mốc quan trọng.

Mỗi dự án sẽ có các yêu cầu khác nhau đối với các công việc cần được hoàn thành trước các ngày quan trọng. Các loại dự án có thể dựa trên quy trình, cách tiếp cận theo từng giai đoạn, dựa trên sản phẩm hoặc một thay đổi quan trọng.

Bất kể loại dự án nào, tất cả đều sẽ có các giai đoạn thiết lập, thường bao gồm giai đoạn bắt đầu, giai đoạn lập kế hoạch, giai đoạn thực hiện, giai đoạn giám sát và giai đoạn kết thúc. Ở mỗi giai đoạn này, sẽ có một yêu cầu đối với các sản phẩm phân phối khác nhau.

Ví dụ: trong giai đoạn lập kế hoạch, một sản phẩm có thể phân phối có thể là một báo cáo phác thảo toàn bộ dự án, trong khi trong giai đoạn giám sát, các sản phẩm phân phối sẽ là báo cáo về chất lượng của sản phẩm mới đã được tạo ra.

Khi một dự án được bắt đầu, sẽ có một hợp đồng được soạn thảo trong đó liệt kê các kỳ vọng, lịch trình và các loại sản phẩm sẽ được cung cấp. Các hợp đồng này có thể được soạn thảo nội bộ với các bộ phận khác nhau trong một tổ chức để cung cấp các sản phẩm dự án và với các khách hàng bên ngoài để cung cấp các sản phẩm.

Một số tài liệu nhất định cũng có thể ở dạng tuyên bố công việc (SOW), là tài liệu được tạo ra khi bắt đầu dự án trình bày tất cả các khía cạnh của dự án mà nhiều bên có thể đồng ý để đặt ra các kỳ vọng.

Điểm mấu chốt

Sản phẩm phân phối là hàng hóa hoặc dịch vụ có thể định lượng được cần được cung cấp ở các bước khác nhau của dự án cũng như khi kết thúc dự án. Việc phân phối giúp duy trì các dự án đúng tiến độ và cho phép phân bổ thời gian và tiền bạc một cách hiệu quả. Chúng giúp các nhà quản lý đi đúng hướng và rất quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp.