Giấy ghi nợ là gì?

Giấy ghi nợ là một tài liệu được người bán sử dụng để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ nợ hiện tại, hoặc một tài liệu do người mua tạo ra khi trả lại hàng hóa đã nhận theo hình thức ghi có. Giấy ghi nợ có thể cung cấp thông tin về một hóa đơn sắp tới hoặc dùng như một lời nhắc nhở về các khoản tiền hiện đang đến hạn. Đối với các mặt hàng bị trả lại, ghi chú sẽ bao gồm tổng tín dụng dự kiến, bản kiểm kê các mặt hàng bị trả lại và lý do trả lại của chúng.

Cách hoạt động của Giấy ghi nợ

Giấy ghi nợ, còn được gọi là thư báo ghi nợ, thường được sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Các giao dịch như vậy thường liên quan đến việc gia hạn tín dụng, có nghĩa là một nhà cung cấp gửi một lô hàng cho một công ty trước khi chi phí của người mua được thanh toán. Ghi chú cho người mua biết rằng người bán đã ghi nợ vào tài khoản của họ. Mặc dù hàng thật được đổi chủ, nhưng tiền thật không được chuyển cho đến khi xuất hóa đơn thực tế. Thay vào đó, các khoản ghi nợ và ghi có được đăng nhập vào hệ thống kế toán để theo dõi hàng tồn kho đã vận chuyển và các khoản thanh toán còn nợ.

Giấy ghi nợ tách biệt với hóa đơn vì chúng thường được định dạng dưới dạng chữ cái và có thể không yêu cầu thanh toán ngay lập tức. Điều này đúng khi giấy ghi nợ được sử dụng để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ nợ sắp tới dựa trên số tiền chưa được lập hóa đơn chính thức.

Các hình thức ghi nợ thay thế

Một số công ty sử dụng giấy ghi nợ để lập hóa đơn cho các mặt hàng không phải là hoạt động kinh doanh chính của họ. Ví dụ: nếu một công ty cho thuê lại một số không gian nhà kho của mình, thì công ty đó có thể phát hành giấy ghi nợ tiền thuê. Giấy ghi nợ cũng có thể được sử dụng để sửa chữa những sai sót trong hóa đơn. Ví dụ: nếu khách hàng bị thanh toán thấp hơn trên một hóa đơn, thì giấy ghi nợ có thể được phát hành cho số tiền còn thiếu mà lẽ ra phải được lập hóa đơn.

Ngoài định dạng thư, giấy ghi nợ cũng có thể được cung cấp dưới dạng biên lai gửi hàng với hàng hóa đã nhận. Mặc dù số tiền đến hạn có thể được ghi chú, nhưng việc thanh toán không được mong đợi cho đến khi hóa đơn chính thức được gửi cho người mua. Điều này có thể cho phép người mua có cơ hội trả lại hàng hóa, nếu cần thiết mà không cần phải thanh toán trước.

Một số giấy ghi nợ có thể được gửi dưới dạng bưu thiếp thông tin chỉ dùng để nhắc nhở về khoản nợ mà người mua đã tích lũy. Điều này có thể hữu ích trong trường hợp người bán không chắc chắn liệu hóa đơn gốc đã được nhận hoặc đã được xem xét hay chưa. Bưu thiếp cũng có thể chứa thông tin về cách thanh toán khoản nợ, chẳng hạn như thông tin liên hệ có liên quan.

Giấy báo Nợ như Chứng từ Tùy chọn

Không phải tất cả các công ty đều chọn gửi giấy ghi nợ cho người mua với các nghĩa vụ nợ chưa thanh toán hoặc đang chờ xử lý. Nói chung, người bán coi đó là một hoạt động kinh doanh tiêu chuẩn và sử dụng nó theo các thủ tục nội bộ hoặc hoàn toàn không sử dụng nó. Trong một số trường hợp, người mua có thể yêu cầu một tài liệu với thông tin có trong giấy ghi nợ để đáp ứng các yêu cầu lưu giữ hồ sơ nội bộ.