Ghi nợ là gì?

Ghi nợ là một bút toán kế toán làm tăng tài sản hoặc giảm nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán của công ty. Trong kế toán cơ bản, các khoản ghi nợ được cân bằng bởi các khoản tín dụng, hoạt động theo hướng hoàn toàn ngược lại.

Ví dụ, nếu một công ty thực hiện một khoản vay để mua thiết bị, thì công ty đó sẽ ghi nợ tài sản cố định và đồng thời ghi có vào tài khoản nợ phải trả, tùy thuộc vào bản chất của khoản vay. Chữ viết tắt của ghi nợ đôi khi là “dr”, viết tắt của “con nợ”.

Cách thức hoạt động của các khoản ghi nợ

Ghi nợ là một tính năng được tìm thấy trong tất cả các hệ thống kế toán bút toán kép. Trong một mục nhập nhật ký tiêu chuẩn, tất cả các khoản ghi nợ được đặt ở dòng trên cùng, trong khi tất cả các khoản ghi nợ được liệt kê ở dòng bên dưới phần ghi nợ. Khi sử dụng tài khoản T, ghi nợ là bên trái của biểu đồ trong khi ghi có là bên phải.

Các khoản nợ và tín dụng được sử dụng trong số dư thử nghiệm và số dư thử nghiệm đã điều chỉnh để đảm bảo cân bằng tất cả các mục nhập. Tổng số tiền bằng đô la của tất cả các khoản ghi nợ phải bằng tổng số tiền bằng đô la của tất cả các khoản tín dụng. Nói cách khác, tài chính phải cân đối.

Một khoản ghi nợ treo lủng lẳng là một số dư nợ không có số dư tín dụng bù trừ có thể cho phép xóa nợ. Nó xảy ra trong kế toán tài chính và phản ánh sự chênh lệch trong bảng cân đối kế toán của công ty và khi một công ty mua lợi thế thương mại hoặc dịch vụ để tạo ra một khoản ghi nợ.

Ví dụ nhanh, nếu Barnes & Noble bán được số sách trị giá 20.000 đô la, nó sẽ ghi nợ tài khoản tiền mặt 20.000 đô la và ghi có vào tài khoản sách hoặc hàng tồn kho 20.000 đô la. Hệ thống nhập kép này cho thấy rằng công ty hiện có thêm 20.000 đô la tiền mặt và 20.000 đô la tương ứng trong sổ sách.

Số dư Kế toán Thông thường

Một số loại tài khoản có số dư tự nhiên trong hệ thống kế toán tài chính. Tài sản và chi phí có số dư bên nợ tự nhiên. Điều này có nghĩa là giá trị dương của tài sản và chi phí được ghi nợ và số dư âm được ghi có.

Ví dụ: khi nhận được 1.000 đô la tiền mặt, một bút toán ghi nợ 1.000 đô la vào tài khoản tiền mặt trong bảng cân đối kế toán, bởi vì tiền mặt đang tăng lên. Nếu một giao dịch khác liên quan đến việc thanh toán 500 đô la tiền mặt, thì mục nhật ký sẽ có một khoản ghi có vào tài khoản tiền mặt là 500 đô la vì tiền mặt đang giảm. Trên thực tế, một khoản ghi nợ làm tăng một tài khoản chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và một khoản ghi có làm giảm tài khoản đó.

Các tài khoản nợ phải trả, doanh thu và vốn chủ sở hữu có số dư tín dụng tự nhiên. Nếu ghi nợ được áp dụng cho bất kỳ tài khoản nào trong số này, số dư tài khoản sẽ giảm. Ví dụ, một khoản ghi nợ vào tài khoản phải trả trong bảng cân đối kế toán cho thấy một khoản nợ phải trả giảm. Khoản tín dụng bù trừ rất có thể là khoản tín dụng chuyển sang tiền mặt bởi vì việc giảm một khoản nợ có nghĩa là khoản nợ đang được thanh toán và tiền mặt là một dòng chảy ra. Đối với các tài khoản doanh thu trong báo cáo thu nhập, các bút toán ghi nợ làm giảm tài khoản, trong khi ghi có làm tăng tài khoản.

Ghi chú ghi nợ

Giấy ghi nợ là một hình thức bằng chứng rằng một doanh nghiệp đã tạo ra một bút toán ghi nợ hợp pháp trong quá trình giao dịch với một doanh nghiệp khác (B2B). Điều này có thể xảy ra khi người mua trả lại nguyên vật liệu cho nhà cung cấp và cần xác nhận số tiền được hoàn lại. Trong trường hợp này, bên mua lập giấy báo nợ phản ánh giao dịch kế toán.

Một doanh nghiệp có thể phát hành một giấy ghi nợ để đáp lại một giấy báo có đã nhận. Sai lầm (thường là phí và lệ phí lãi suất) trong hóa đơn bán hàng, mua hàng hoặc cho vay có thể khiến một công ty phát hành giấy ghi nợ để giúp sửa lỗi.

Giấy ghi nợ hoặc biên lai ghi nợ rất giống với hóa đơn. Sự khác biệt chính là hóa đơn luôn hiển thị bán hàng, trong đó giấy ghi nợ và biên lai ghi nợ phản ánh các điều chỉnh hoặc lợi nhuận trên các giao dịch đã thực hiện.

Ký quỹ Ghi nợ

Khi mua ký quỹ, các nhà đầu tư vay vốn từ công ty môi giới của họ và sau đó kết hợp các quỹ đó với quỹ của chính họ để mua một số lượng lớn hơn số lượng cổ phiếu mà họ có thể mua bằng quỹ của mình. Số tiền ghi nợ được công ty môi giới ghi trong tài khoản của nhà đầu tư thể hiện chi phí tiền mặt của giao dịch đối với nhà đầu tư.

Số dư ghi nợ, trong tài khoản ký quỹ, là số tiền khách hàng nợ người môi giới (hoặc người cho vay khác) đối với số tiền ứng trước để mua chứng khoán. Số dư ghi nợ là số tiền mà khách hàng phải đưa vào tài khoản ký quỹ của mình, sau khi thực hiện thành công lệnh mua chứng khoán, để thanh toán giao dịch hợp lệ.

Số dư bên nợ có thể được đối chiếu với số dư bên có. Trong khi vị thế ký quỹ dài có số dư ghi nợ, tài khoản ký quỹ chỉ có các vị thế bán khống sẽ hiển thị số dư có. Số dư tín dụng là tổng số tiền thu được từ việc bán khống và số tiền ký quỹ bắt buộc theo Quy định T.

Đôi khi, tài khoản ký quỹ của nhà giao dịch có cả vị trí ký quỹ dài và ngắn. Số dư ghi nợ được điều chỉnh là số tiền trong tài khoản ký quỹ nợ công ty môi giới, trừ đi lợi nhuận từ việc bán khống và số dư trong tài khoản linh tinh đặc biệt (SMA).

Tài khoản Contra

Một số tài khoản được sử dụng cho mục đích định giá và được hiển thị trên báo cáo tài chính đối diện với số dư thông thường. Các tài khoản này được gọi là tài khoản đối chiếu. Việc ghi nợ vào tài khoản đối chiếu có tác động ngược lại như đối với tài khoản thông thường.

Ví dụ, một khoản dự phòng cho các tài khoản không thể thu hồi bù đắp cho các tài khoản tài sản phải thu. Bởi vì khoản dự phòng là một tài sản âm, một khoản nợ thực sự làm giảm khoản dự phòng. Ghi nợ của tài sản tương phản đối lập với ghi nợ của tài khoản thông thường, điều này làm tăng tài sản.

Thẻ ghi nợ so với thẻ tín dụng

Thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ thường trông gần như giống hệt nhau, với số thẻ 16 chữ số, ngày hết hạn và mã số nhận dạng cá nhân (PIN). Nhưng đó là nơi mà sự tương đồng kết thúc.

Thẻ ghi nợ cho phép khách hàng của ngân hàng tiêu tiền bằng cách rút tiền hiện có mà họ đã gửi tại ngân hàng, chẳng hạn như từ tài khoản séc. Thẻ ghi nợ đầu tiên có thể đã được tung ra thị trường ngay từ năm 1966 khi Ngân hàng Delaware thử nghiệm ý tưởng này .

Thẻ tín dụng cho phép người tiêu dùng vay tiền từ công ty phát hành thẻ với hạn mức nhất định để mua hàng hoặc rút tiền mặt. Thẻ ghi nợ mang lại sự tiện lợi của thẻ tín dụng và nhiều biện pháp bảo vệ người tiêu dùng tương tự khi được phát hành bởi các công ty xử lý thanh toán lớn như Visa hoặc MasterCard.