Home Kiến Thức Kinh Tế Học Bureaucracy là gì?

Bureaucracy là gì?

0

Bộ máy quan liêu là gì?

Thuật ngữ bộ máy hành chính dùng để chỉ một tổ chức phức tạp có nhiều hệ thống và quy trình. Các hệ thống và quy trình được áp dụng có hiệu quả khiến việc ra quyết định trở nên chậm chạp. Chúng được thiết kế để duy trì sự đồng nhất và kiểm soát trong tổ chức.

Bộ máy hành chính mô tả các phương pháp thường được thiết lập trong các chính phủ và các tổ chức lớn, chẳng hạn như các tập đoàn. Bộ máy hành chính có vai trò then chốt trong việc quản lý các quy tắc và quy định của đơn vị.

Tóm tắt ý kiến chính

  • Từ quan liêu bao hàm một cấu trúc phức tạp với nhiều lớp và nhiều thủ tục.
  • Các hệ thống được đặt dưới một bộ máy quan liêu làm cho việc ra quyết định trở nên chậm chạp.
  • Các cơ quan quan liêu có thể khiến hệ thống trở nên chính thức và cứng nhắc, điều này cần thiết khi việc tuân thủ các quy trình an toàn là rất quan trọng.
  • Thuật ngữ quan liêu thường bị chỉ trích và bị coi là tiêu cực vì ngụ ý rằng các thủ tục quan trọng hơn hiệu quả.
  • Đạo luật Glass-Steagall là một ví dụ điển hình về bộ máy hành chính hiệu quả ở Hoa Kỳ.

Cách thức hoạt động của bộ máy quan liêu

Quy trình quan liêu dẫn đến những lời chỉ trích và đồng nghĩa với sự dư thừa, tùy tiện và kém hiệu quả. Mọi người thường sử dụng các thuật ngữ như quan liêu, quan liêu và bộ máy hành chính trong bối cảnh tiêu cực. Ví dụ, gọi ai đó là quan chức ngụ ý họ là quan chức chính phủ trong khi thuật ngữ quan liêu ngụ ý rằng các thủ tục quan trọng hơn hiệu quả. Một cách sử dụng phổ biến của từ quan liêu là khả năng biến những điều không thể thành hiện thực.

Nhưng có một cách cân bằng hơn để nhìn nhận một bộ máy quan liêu. Từ quan điểm cấu trúc, nó bắt nguồn từ nỗ lực dẫn dắt các tổ chức thông qua các hệ thống khép kín. Những hệ thống này có nghĩa là phải chính thức và cứng nhắc để duy trì trật tự. Có lẽ đặc điểm dễ nhận biết nhất của bộ máy hành chính là việc sử dụng các thủ tục phân cấp để đơn giản hóa hoặc thay thế các quyết định mang tính tự quản.

Một quan chức đưa ra các giả định ngầm về một tổ chức và cách nó hoạt động. Một giả định là thực thể không thể dựa vào một hệ thống hoạt động mở, quá phức tạp hoặc quá không chắc chắn để tồn tại. Thay vào đó, một hệ thống khép kín và được xem xét hợp lý nên được thực hiện và tuân theo.

Tính đúng đắn về thủ tục là điều tối quan trọng trong bộ máy hành chính.

Quan liêu so với Quản trị và Hành chính

Quan liêu không giống như quản trị hoặc điều hành. Một số cơ cấu hành chính không quan liêu và nhiều cơ quan quan liêu không phải là một bộ phận của cơ cấu hành chính. Vậy sự khác biệt là gì? Sự khác biệt nằm ở mục tiêu của mỗi hệ thống.

Các cơ quan quan liêu đảm bảo tính đúng đắn của thủ tục bất kể hoàn cảnh hoặc mục tiêu. Quản trị bao gồm các quá trình, thủ tục và hệ thống được một tổ chức thực hiện để:

  • Đưa ra quyết định
  • Chỉ định những cá nhân đưa ra những quyết định đó
  • Cung cấp giám sát
  • Thu thập dữ liệu và báo cáo kết quả hoạt động

Mặt khác, chính quyền quản lý hướng các nguồn lực của tổ chức đến một mục tiêu khách quan như tạo ra lợi nhuận hoặc quản lý một dịch vụ.

Trong các xã hội công nghiệp hiện đại, cơ chế quan liêu kép thường tồn tại giữa các công ty tư nhân và các cơ quan quản lý của chính phủ. Bất cứ khi nào tồn tại một bộ máy quan liêu để áp đặt các quy tắc đối với hoạt động kinh doanh, thì công ty tư nhân có thể tạo ra một bộ máy quan liêu để tránh vi phạm các quy định đó.

Các cơ quan quan liêu ở xung quanh chúng ta. Ví dụ, một công ty dầu khí có thể thiết lập một bộ máy quan liêu để buộc nhân viên của mình phải hoàn thành các bước kiểm tra an toàn khi vận hành trên một giàn khoan dầu.

Những lời chỉ trích về một bộ máy quan liêu

Cơ cấu quan liêu có xu hướng lạc hậu, xác định các thủ tục đã hoạt động tốt trong quá khứ. Quan điểm lạc hậu này tạo ra xung đột với các doanh nhân và nhà đổi mới, những người thích các khái niệm hướng tới tương lai và cố gắng xác định các cách thức mà các quy trình có thể được cải thiện.

Ví dụ, các quy trình nhanh thực hiện cải tiến thông qua một quy trình lặp đi lặp lại được đặc trưng bởi tính tự tổ chức và trách nhiệm giải trình. Theo thời gian, một bộ máy quan liêu cứng nhắc làm giảm hiệu quả hoạt động, đặc biệt là so với các tổ chức đối thủ không có bộ máy quan liêu lớn. Sự mất hiệu quả rõ rệt nhất trong các trường hợp mà chế độ quan liêu cũng được sử dụng để ngăn cách các cấu trúc quyền lực đã thiết lập khỏi sự cạnh tranh.

Sự cứng nhắc quan liêu cổ điển và chủ nghĩa bảo hộ rất phổ biến trong chính phủ Hoa Kỳ. Ví dụ, việc sa thải những nhân viên kém hiệu quả là rất khó vì có một quy trình chấm dứt gian khổ đã được thực hiện.

Ví dụ về bệnh quan liêu

Các ví dụ về bệnh quan liêu đều ở xung quanh chúng ta. Nơi làm việc, trường học, chính phủ, tất cả thường có cấu trúc phân cấp với các cá nhân lấp đầy các vị trí dựa trên kỹ năng hoặc thành tích (thực tế hoặc nhận thức).

Trong một bài báo trên Harvard Business Review , James L. Heskett đã đặt câu hỏi liệu quan liêu có phải là điều tốt trong chính phủ hay các doanh nghiệp tư nhân hay không. Bài báo mô tả các bộ máy quan liêu là những thực thể tập trung vào quyền quyết định hơn là ra quyết định và tuyên bố rằng “chúng không được tạo ra để cân nhắc hay suy nghĩ”. Theo nhận xét từ những người đóng góp cho bài báo, “Các bộ máy quan liêu thường quá coi thường bản thân và mở rộng quyền lực cũng như ảnh hưởng của những người đứng đầu chúng”.

Một số cộng tác viên của bài báo từng phục vụ trong các cơ quan chính phủ bảo vệ vai trò của bộ máy quan liêu trong khi thừa nhận rằng việc cải cách bộ máy quan liêu có thể mang lại quyền tự chủ lớn hơn cho những người ra quyết định. Một bình luận khác lưu ý rằng bộ máy quan liêu của chính phủ Hoa Kỳ đã có hiệu quả khi ban hành Đạo luật Glass-Steagall năm 1933, đạo luật này thiết lập các điều khoản tách biệt giữa ngân hàng thương mại và đầu tư, và các chương trình xã hội được tạo ra thông qua Thỏa thuận mới. Thỏa thuận Mới là một sáng kiến của Tổng thống Franklin D. Roosevelt, cũng vào năm 1933, theo đó nhiều chương trình xã hội đã giúp Hoa Kỳ phục hồi sau cuộc Đại suy thoái.

Nguồn gốc của bệnh quan liêu

Khái niệm quan liêu khá cũ, bắt nguồn từ thời Hán ở Trung Quốc. Nhưng cách giải thích hiện đại của ý tưởng này đã có từ thế kỷ 18 ở Pháp.

Thuật ngữ quan liêu là một từ lai tạo có nguồn gốc từ tiếng Pháp và tiếng Hy Lạp. Nó được tạo thành từ từ bureau trong tiếng Pháp, có nghĩa là bàn làm việc hoặc văn phòng, và thuật ngữ kratein trong tiếng Hy Lạp, có nghĩa là cai trị. Việc sử dụng hai từ này kết hợp với nhau có nghĩa là cai trị một cách lỏng lẻo hoặc từ một bàn làm việc hoặc văn phòng. Từ này lần đầu tiên được sử dụng chính thức ở Pháp sau Cách mạng Pháp. Từ đó, từ và khái niệm lan rộng ra khắp phần còn lại của thế giới.

Nhà xã hội học người Đức ở thế kỷ 19 Max Weber là một trong những học giả đầu tiên sử dụng thuật ngữ này và mở rộng ảnh hưởng của nó. Ông mô tả khái niệm quan liêu theo nghĩa tích cực (lý tưởng hóa) và coi bộ máy quan liêu lý tưởng vừa hiệu quả vừa hợp lý. Ông tin rằng bộ máy hành chính xác định rõ ràng vai trò của các cá nhân liên quan và giúp thu hẹp trọng tâm của các mục tiêu hành chính. Đối với Weber, quan liêu là chìa khóa của chủ nghĩa tư bản, vì nó cho phép các tổ chức tồn tại ngay cả khi các cá nhân đến và đi.

Một quan chức là gì?

Thuật ngữ quan chức dùng để chỉ một người nào đó là thành viên của bộ máy hành chính. Điều này có thể ám chỉ ai đó là quan chức chính phủ hoặc người có quyền lực, chẳng hạn như giám đốc điều hành hoặc thành viên hội đồng quản trị của một công ty hoặc một tổ chức khác.

Có gì tốt về bộ máy quan liêu?

Bộ máy quan liêu có thể giúp các tổ chức hoạt động trơn tru và hiệu quả. Điều này cho phép các tổ chức lớn hợp lý hóa các quy trình và mang lại trật tự cho các hệ thống và thủ tục. Việc quản lý trở nên dễ dàng hơn và các quy trình trở nên ít hỗn loạn hơn. Bộ máy quan liêu có xu hướng bao gồm sự phân công lao động với những vai trò được xác định rõ ràng. Họ cũng đảm bảo rằng tất cả mọi người đều được đối xử bình đẳng và công bằng, có nghĩa là không có sự thiên vị đối với bất kỳ thực thể nào. Ví dụ, chính phủ bắt mọi người phải điền các thủ tục giấy tờ giống nhau (thường là rườm rà) để được hưởng các quyền lợi như khoản vay cho sinh viên.

Điều gì xấu về một bộ máy quan liêu?

Các bộ máy quan liêu thường bị coi thường vì mọi người coi chúng như những thủ tục đánh giá cao hơn hiệu quả. Nhiều người cảm thấy rằng các quy tắc và thủ tục giấy tờ có thể chồng chất dưới bộ máy quan liêu. Điều này thường được coi là những lỗi mà mọi người và công ty cần phải vượt qua để đạt được những mục tiêu nhất định như thành lập một doanh nghiệp. Các quy tắc và luật lệ thường có thể khó điều chỉnh và thậm chí có thể có lợi cho một số người hơn những người khác, chẳng hạn như những người giàu có.

Các đặc điểm chung nhất của bộ máy quan liêu là gì?

Một số đặc điểm chung nhất của bộ máy hành chính bao gồm hệ thống cấp bậc, các quy tắc và quy định, và sự chuyên môn hóa. Hệ thống phân cấp thiết lập các thang đo quyền lực — những người có nhiều quyền lực nhất đứng đầu trong khi những cá nhân ít quyền lực nhất lại ở dưới cùng. Các quy tắc và quy định thường mang tính hình thức và chỉ ra cách thức tiến hành các quy trình và chức năng. Chuyên môn hóa đòi hỏi việc sử dụng đào tạo để cho phép mọi người làm công việc của họ một cách thích hợp theo cấu trúc.

Điểm mấu chốt

Các cơ quan quan liêu ở xung quanh chúng ta từ các công ty mà chúng ta làm việc cho đến các chính phủ cai trị các quốc gia trên thế giới của chúng ta. Họ sẵn sàng để đảm bảo rằng mọi thứ chạy hiệu quả và đúng với sách — nghĩa là mọi người tuân theo các quy tắc, cho dù đó là tiến hành kiểm tra sức khỏe và an toàn trong khi làm việc, để xin giấy phép cho một dự án xây dựng hoặc để tiếp cận chính phủ những lợi ích.

Nhiều khi chúng được cho là sẽ giúp mọi người đi đúng hướng, các bộ máy hành chính thường bị chỉ trích là cồng kềnh và đặt trọng tâm vào thủ tục và chính sách hơn là hiệu quả. Bất kể bạn cảm thấy thế nào về họ – dù tích cực hay tiêu cực – thì tình trạng quan liêu sẽ không biến mất. Trên thực tế, chúng là một phần trong cấu trúc của nhiều tổ chức.

Nguồn tham khảo: investmentopedia